En raison de la pandémie, de nombreuses écoles physiques sont passées à l’enseignement à distance. Cependant, pour diverses raisons, l’apprentissage à distance n’est peut-être pas une option adaptée à toutes les familles. Pour répondre aux besoins et aux circonstances particulières de chaque famille, comme les problèmes de santé, certaines se sont tournées vers des modules d'enseignement à domicile (petits groupes d'enfants partageant un espace d'apprentissage dirigé par un instructeur de module) ou ont embauché des nounous pour s'occuper des enfants plus jeunes. Les parents qui embauchent des instructeurs de pod, des nounous et d'autres employés de maison similaires peuvent ne pas être familiers avec les exigences en matière de déclaration de revenus et de retenue à la source. En conséquence, ils peuvent se retrouver avec des obligations tributarios ou des pénalités inattendues. Il est important de comprendre les conséquences tributarios de l’embauche d’un employé de maison, notamment si un travailleur est traité comme un « employé » ou un « entrepreneur indépendant » pour les déclarations fédérales et étatiques.

Salarié ou entrepreneur indépendant ?

À des fins tributarios, les parents doivent déterminer si un instructeur ou une nounou est un employé ou un entrepreneur indépendant. Les parents doivent tenir compte du degré de contrôle qu’ils exercent sur l’instructeur du pod ou la nounou. Pour aider à prendre cette décision, l'IRS a publié le Rev. Rul. 87-41, qui énumère 20 facteurs que les contribuables doivent prendre en compte. Pour simplifier l'analyse, l'IRS a regroupé ces facteurs en trois catégories (voir Publication IRS 15-A, Guide tributario supplémentaire de l'employeur):

• contrôle comportemental;
• contrôle financier; et
• la relation des parties.

En résumé, un travailleur est considéré comme un employé si le parent conserve le droit de contrôler le travail effectué et la manière dont il est effectué. Par exemple, un employé peut être invité à travailler selon un certain horaire et spécifiquement informé de la manière d'effectuer son travail. En revanche, un entrepreneur indépendant conserve un contrôle substantiel sur la manière et les moyens par lesquels un service ou un produit est fourni.

Lorsque l'on applique les facteurs IRS à une nounou ou à un instructeur de pod sur la base de faits spécifiques, une nounou est le plus souvent une employée, alors qu'un instructeur de pod est plus susceptible d'être un entrepreneur indépendant. En effet, les parents établissent généralement des contraintes ou des instructions spécifiques dans lesquelles la nounou opère, telles que les horaires, les activités quotidiennes et les méthodes disciplinaires. Pendant ce temps, les instructeurs des modules conservent généralement le contrôle pédagogique sur l’environnement d’apprentissage en termes de ce qui est enseigné et de la manière dont il est enseigné. Cependant, les résultats peuvent varier selon les circonstances. Par exemple, les parents ne peuvent pas s’appuyer sur cette règle empirique si leurs nounous ont plus d’autonomie ou si les instructeurs de pod sont microgérés. (Et il convient de noter qu’un tuteur engagé pour dispenser un enseignement complémentaire dans un sujet comme l’algèbre ou la chimie serait généralement traité comme un entrepreneur indépendant.)

Les parents doivent examiner qui fixe l'horaire, qui fournit le matériel éducatif et de garde d'enfants, et comment ils gèrent spécifiquement les détails du travail de leur nounou ou de leur instructeur de groupe. Plus un parent exerce un contrôle sur l’arrangement, plus il est probable que le travailleur soit un employé. Après avoir examiné et appliqué tous les facteurs de la situation, les parents devront décider si la nounou ou l'instructeur du pod doit être classé comme employé ou entrepreneur indépendant. La situation de chaque parent peut être différente. Notez que si un instructeur de pod ou une nounou fournit ses services par l’intermédiaire d’une entreprise, celle-ci est généralement considérée comme l’employeur et non comme les parents.

Tout comme les parents, les instructeurs de modules ont intérêt à la manière dont ils sont classés, car leur classification entraînera pour eux des conséquences tributarios différentes. Les autorités tributarios des États peuvent également avoir des règles spécifiques qui doivent être prises en compte. Les parents et les instructeurs de modules qui souhaitent plus de certitude peuvent demander l'aide de l'IRS pour déterminer la classification des travailleurs en remplissant et en soumettant Formulaire SS-8, Détermination du statut de travailleur aux fins des impôts fédéraux sur l'emploi et de la retenue d'impôt sur le revenu. Comme l'a rapporté précédemment le Avocat national des contribuables, ce processus peut être assez long et fastidieux. Néanmoins, l'obtention d'une décision officielle, même si elle est retardée, peut être utile pour résoudre les différends entre les parents et les instructeurs de groupe.

Des conséquences tributarios pour les parents, la nounou ou le moniteur du pod ?

Il est essentiel que les contribuables examinent attentivement leurs faits et circonstances particuliers. Il n’existe pas de réponse universelle.

• Si les parents considèrent la nounou ou l'instructeur du pod comme un entrepreneur indépendant, ils doivent conserver soigneusement des registres et des reçus de tous les montants payés. Les entrepreneurs indépendants sont responsables de payer toutes les taxes sur le travail indépendant et de produire correctement leurs déclarations. Les parents peuvent référer les entrepreneurs indépendants au Centre tributario des travailleurs indépendants de l'IRS pour plus d'informations sur la façon de procéder.
• Cependant, si les parents considèrent la nounou ou l'instructeur du pod comme un employé, ils devront réfléchir à la manière de déposer les formulaires nécessaires auprès de l’IRS et de retenir et payer les impôts requis.
  • Voici quelques choses clés à faire immédiatement :
    • Premièrement, les parents doivent demander un Numéro d'identification de l'employeur (EIN) , qui devrait être inclus dans tous les futurs dépôts auprès de l’IRS.
    • Deuxièmement, les parents devront déterminer s’ils satisfont au seuil requis pour payer des impôts sur l’emploi.
      • Pour 2020, si au moins 2,200 XNUMX $ de salaire en espèces sont versés à un employé de maison, celui-ci devra payer des taxes sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie.
      • Pour n'importe quel trimestre civil de 2019 ou 2020, si au moins 1,000 XNUMX $ de salaire en espèces sont versés à un employé de maison, celui-ci devra payer des impôts fédéraux sur le chômage.
    • Les parents doivent également vérifier auprès de leur État de résidence les exigences et les procédures de paiement de l'impôt sur le chômage.
    • Ensuite, les parents devront déterminer s’ils, en tant qu’employeur, retiendront et paieront les impôts, ou si l’employé paiera les impôts. Si les parents refusent de le faire, l'employé devra soumettre une Formulaire W-4, Certificat de retenue des employés, à l'employeur.
      • En général, les charges sociales sont calculées à 15.3 pour cent du salaire, dont 7.65 pour cent sont payés par l'employeur et 7.65 pour cent sont retenus par l'employeur sur le salaire de l'employé.
      • Impôts fédéraux sur le revenu retenus peut être calculé en utilisant un formulaire W-4 dûment rempli.
    • En passant, les parents devraient également vérifier la loi de l'État pour déterminer s'ils sont tenus d'obtenir une assurance contre les accidents du travail auprès d'un transporteur privé au cas où un employé se blesserait au travail.
  • Une fois l’année tributarioe terminée :
    • Les parents devront déposer un Formulaire W-2, Déclaration de salaire et d'impôts, avec l'IRS et un Formulaire W-3, Transmission des déclarations de salaire et d'impôts, auprès de l'Administration de la Sécurité Sociale, et remettez le formulaire W-2 à l'employé avant le 31 janvier.
    • Pendant la saison des déclarations de revenus, les parents devront remplir et déposer un Annexe H, Impôts sur l'emploi des ménages, avec leurs propres déclarations, qui seront utilisés pour calculer les impôts sur l'emploi des ménages qui doivent être payés d'ici le 15 avril.
  • Pour des instructions plus détaillées, les parents peuvent se référer à Manuel des recettes internes (IRM) 4.23.10.10.5, les impôts sur l'emploi des ménages, et Publication IRS 926, Guide tributario des employeurs des ménages.

Alors que nous sommes tous confrontés aux nouvelles circonstances provoquées par la pandémie de COVID-19, les impôts ne sont peut-être pas la première préoccupation des parents. Cependant, les parents doivent être conscients des conséquences tributarios fédérales (et étatiques) de leurs environnements de garde d'enfants ou d'apprentissage à distance et devraient consulter un conseiller tributario si nécessaire. Les familles doivent conserver soigneusement les dossiers et les reçus et envisager d'utiliser un compte de dépenses flexible pour personnes à charge (FSA) de l'employeur ou Crédit d'impôt pour la garde d'enfants ou de personnes à charge admissibilité. Les parents qui embauchent des instructeurs de pod ou des nounous doivent être informés des conséquences tributarios et doivent être équipés pour se conformer à toutes les exigences tributarios.

Pour plus d'informations, voir Publication IRS 926, le Guide tributario des employeurs des ménages et d'autres sources d'informations citées dans ce blog.