L'IRS se redessine Formulaire W-4, Certificat de retenue à la source de l'employé. Les modifications apportées à ce formulaire affecteront presque tous les employés et employeurs, potentiellement plus d'une fois par an. Lorsqu'une personne commence un nouvel emploi ou que sa situation tributarioe change (par exemple, en raison d'une naissance, d'une augmentation de salaire, d'un mariage ou de l'achat d'une maison), il ou elle peut être tenu par l'IRC § 3402(f)(2) de remplir un nouveau formulaire W-4 et de le remettre à son ou son employeur. L'employeur utilise le nombre d'« allocations » réclamées sur le formulaire W-4 pour calculer (sur la base des tableaux de l'IRS) le montant de chaque chèque de paie à retenir et à envoyer à l'IRS.

Si les salariés réclament trop d’allocations, ils n’auront pas assez d’impôt à retenir (à, être sous-retenus) et enfreignent également l'IRC § 3402, alors que s'ils réclament trop peu d'abattements, ils auront trop d'impôts retenus (à, être trop retenu). Ils peuvent éviter une pénalité pour sous-paiement en vertu de l'IRC § 6654 si (1) ils doivent moins de 1,000 2 $ d'impôt après soustraction de leur retenue à la source et des paiements d'impôt estimés, ou (90) le montant retenu représente au moins 100 % de leur obligation tributarioe pour l'actuel. année ou 110 pour cent (ou XNUMX pour cent pour les contribuables à revenus plus élevés) de leur obligation tributarioe indiquée sur leur déclaration de revenus de l'année précédente, selon la valeur la plus petite.

La plupart des employés sont trop retenus. Selon un rapport du Bureau de la responsabilité du gouvernement (GAO) (page 13), 76 pour cent ont été retenus en trop pour l'année tributarioe (TY) 2017, mais ce chiffre devrait diminuer à 73 pour cent pour l'année tributarioe 2018, en partie en raison des modifications apportées par l'IRS aux tables de retenue au printemps dernier.

Historiquement, le nombre d'allocations était relativement facile à calculer car il était lié au nombre d'exonérations personnelles auxquelles une personne pouvait prétendre, plus toutes allocations supplémentaires nécessaires pour tenir compte des déductions détaillées. Étant donné que la loi publique 115-97, la Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), fixe l'exonération personnelle à zéro pour les années d'imposition commençant après le 31 décembre 2017 et avant le 1er janvier 2026, il n'y a plus de gravamen entre les exonérations et les allocations. . De plus, l'article 11041(f)(2) de la TCJA stipule que le Trésor doit mettre en œuvre des modifications liées aux retenues d'ici 2019. Ainsi, le formulaire doit être remanié.

Ce printemps, l'IRS a publié Avis 2018-14, qui a déclaré que les employeurs pouvaient continuer à utiliser la version antérieure du formulaire W-4 pour le moment, mais qu'ils réviseraient bientôt le formulaire et amélioreraient sa mise en ligne "calculatrice de retenue.» En juin, l'IRS a publié un projet de formulaire W-2019 de 4 et  Des instructions, et en juillet demandé des commentaires. Il a proposé de modifier le formulaire W-4 « pour supprimer le recours à l’exonération personnelle et au nombre discret d’allocations de retenue… ». Au lieu d’allocations, le projet de formulaire W-4 fournirait « des retenues à la source plus précises en traitant directement des crédits, des autres revenus, des déductions et d’une structure de taux d’imposition progressifs… ». L’IRS a déclaré que cette approche « réduit la complexité pour les employés en leur permettant de déclarer directement les crédits d’impôt et les ajustements de revenus, plutôt que d’utiliser des feuilles de calcul pour convertir ces éléments en retenues à la source ».

Les commentateurs ont déclaré que le projet de formulaire W-4 violait la vie privée des employés en exigeant trop d'informations sur leurs autres revenus, imposait trop de responsabilités aux employeurs pour déterminer le montant à retenir et était trop compliqué et trop lourd, même avec l'aide d'un calculateur de retenue. , qui nécessitait également trop d'informations de la part des employés et était trop compliqué. [La plupart des commentaires sur le projet de formulaire W-2019 de 4 se trouvent sur réglementés.gov (ici), mais d'autres, comme les commentaires de l'American Institute of CPAs (AICPA) (ici) et la National Association of Enrolled Agents (NAEA) (ici) ne le sont pas. Ce gravamen (ici) comprend des extraits des commentaires.]

En réponse à ces commentaires, le 20 septembre 2018, le IRS et  Trésorerie a repoussé la refonte majeure jusqu'en 2020, et en octobre, ils ont publié un projet Formulaire W-2019 4 c'est similaire à la version 2018. Par la suite, l'IRS a émis Avis 2018-92, qui demande des commentaires sur la manière dont le Trésor et l'IRS devraient mettre à jour les réglementations en matière de retenue et précise que les contribuables peuvent inclure une estimation de la déduction de 20 % autorisée aux entreprises individuelles et aux entreprises intermédiaires en vertu de l'IRC § 199A pour déterminer l'allocation de retenue supplémentaire. Il note également que les contribuables peuvent utiliser le calculateur de retenue ou la publication 505, Retenue d'impôt et impôt estimé, au lieu des feuilles de calcul du formulaire W-4.

À la mi-novembre, l'IRS a organisé une table ronde pour entendre directement les parties prenantes internes et externes sur le projet de formulaire W-2020 4, qui soulève bon nombre des mêmes problèmes que le projet de version 2019. Le reste de ce blog identifie les principales questions soulevées dans ces discussions.

Commentaires sur le niveau de détail requis pour déterminer le montant à retenir

Un problème de seuil est le degré de précision (et la complexité correspondante) que le formulaire W-4 devrait exiger. Cette question ne doit pas être confondue avec celle de savoir quels outils l'IRS devrait fournir pour aider les employés à réaliser des retenues à la source plus précises que le minimum requis, s'ils le souhaitent. Fournir des outils peut être utile. Exiger que chacun comprenne et utilise des outils complexes est fastidieux et irréaliste.

Le projet de formulaire W-2019 de 4 semblait exiger plus de précision que la version de 2018, car il demandait plus d'informations. Les questions supplémentaires ont rendu la tâche plus compliquée et plus lourde. Certains commentateurs ont déclaré que les employés seraient confus et ne renverraient pas le projet de formulaire parce qu'il demandait des informations qu'ils n'auraient pas eues lors de leur premier jour de travail.

Même si certains employés n'hésitent pas à faire plus de travail pour rendre leurs retenues à la source plus « précises », les commentateurs ont déclaré que le formulaire W-4 devrait déplacer ces calculs vers une feuille de calcul facultative, plutôt que d'obliger tout le monde à divulguer des informations tributarios sensibles à leurs employeurs. En signant un formulaire contenant plus de détails, les employés affirmeraient que plus d'informations sont exactes et complètes sous « sanctions pour parjure ». Cela peut être inutile, car le seul objectif du formulaire est de garantir que les employés ne subissent pas de retenues insuffisantes. Certains employés pourraient également estimer qu'ils doivent mettre à jour le formulaire W-4 plus souvent si l'une des informations détaillées du formulaire change, même s'ils n'auraient pas eu à modifier leurs retenues à la source sur la base du formulaire 2018.

Certains commentateurs ont suggéré que la plupart des employés préféreraient la simplicité à une précision parfaite. Ils veulent des remboursements, plutôt que des retenues correspondant à leur obligation tributarioe. S’ils ne reçoivent pas de remboursement, ils supposent que leurs préparateurs ont fait quelque chose de mal. De nombreux employés qui n'ont qu'à produire des déclarations pour obtenir des remboursements (par exemple, parce qu'ils sont éligibles au crédit d'impôt sur le revenu gagné, un crédit remboursable pour les travailleurs pauvres) remplissent toujours des formulaires W-4 pour demander une retenue qui n'est pas requise et qui ne fait qu'augmenter leur revenu. remboursements de fin d'année. Même si certains employés utilisent délibérément le système tributario pour épargner, d’autres peuvent ne pas comprendre le concept de retenue d’« allocations », un terme technique qui peut être difficile à comprendre pour les profanes.

Comment communiquer le montant à retenir : « allocations » par rapport aux informations tributarios par rapport aux montants ou pourcentages spécifiques

Les allocations sont obsolètes, manquent de transparence et peuvent être déroutantes et lourdes.

Une autre question clé est de savoir si un employé doit continuer à indiquer à son employeur le montant à retenir en calculant les allocations de retenue. Peut-être que les allocations simplifiaient la retenue lorsqu'elles étaient liées à quelque chose de concret, comme le nombre de personnes à charge (à, personnes). Mais comme les exemptions pour personnes à charge ont été suspendues, les allocations sont désormais plus abstraites et obsolètes. En tant que concepts abstraits, ils peuvent également prêter à confusion. Par exemple, une retenue à la source « zéro » peut sembler inférieure à une retenue à la source « quatre », mais elle est en réalité supérieure.

Les allocations manquent également de transparence. Même si les employés réalisent que plus d'allocations signifient moins d'impôts retenus, ils ne sauront généralement pas quel montant de retenue résulte d'un nombre particulier d'allocations jusqu'à ce qu'ils voient leurs chèques de paie.

Ce manque de transparence peut créer un fardeau inutile. En raison de la disponibilité de logiciels fiscaux, de préparateurs de déclarations et de ressources similaires pour aider les contribuables à calculer leurs obligations tributarios, il peut être plus facile pour certains employés d'estimer le montant qu'ils devront en impôts pour l'année à venir que de déterminer exactement combien d'allocations. prétendre.

Par exemple, il m'a fallu trois calculs sur trois périodes de paie pour déterminer le nombre d'allocations à réclamer. De même, un membre de mon équipe ne se sent pas à l'aise avec les W-4 produits par son logiciel tributario, car ils suggèrent qu'il réclame des allocations qui lui donneraient lieu à une retenue insuffisante et que sa femme réclame des allocations qui lui donneraient lieu à une retenue excessive.

Exiger des gens qu'ils calculent les allocations au lieu d'un montant de retenue raisonnablement précis donne à certains l'impression qu'ils doivent utiliser le formulaire W-4 et ses feuilles de calcul (ou la publication 505 ou le calculateur de retenues) - un processus qui peut donner l'impression de faire ses impôts deux fois. À mesure que le formulaire W-4 et les feuilles de calcul sous-jacentes deviennent plus compliqués, il devient plus fastidieux d'exiger que les gens les utilisent au lieu des ressources qu'ils utilisent pour produire leurs déclarations.

D’un autre côté, le recours aux allocations présente l’avantage limité de masquer exactement le montant de retenue demandé par un employé. Cela peut préserver dans une certaine mesure la vie privée de l'employé. Pour connaître le montant exact, un tiers devrait également connaître le salaire de l'employé et consulter les tableaux de retenues de l'IRS.

Cependant, un tiers n'a pas besoin de connaître le salaire d'une personne pour savoir que plus d'allocations entraînent moins de retenues. De plus, ce type de masquage pourrait être réalisé par d'autres moyens. Par exemple, si le formulaire W-4 demandait aux employeurs de retenir un pourcentage de chaque paiement, le montant exact serait également masqué, à moins que le tiers ne sache également combien l'employé a été payé.

La divulgation de renseignements fiscaux aux employeurs serait invasive et fastidieuse pour les employeurs et les employés.

Une alternative aux allocations adoptées par le projet 2019 W-4 consiste pour les employés à divulguer les autres revenus, crédits et déductions sur le W-4 et pour l'employeur à déterminer ensuite le montant à retenir. Les commentateurs ont déclaré que cela soulevait des inquiétudes concernant la confidentialité, la divulgation, la complexité et le fardeau pour les employés et les employeurs.

Les commentateurs ont déclaré que les employés ne savent pas de quels revenus, déductions et crédits ils disposeront, ne comprennent pas vraiment ces termes et ne veulent pas avoir la responsabilité de devoir les estimer avant la fin de l'année. Plus important encore, ils ne veulent pas que les employeurs sachent combien gagnent leurs conjoints ou qu'ils ont un deuxième emploi qui suggère un manque d'engagement envers l'employeur et pourrait même être contre la politique de l'entreprise.

De même, les employeurs ne veulent pas avoir à déterminer le montant à retenir en fonction du revenu, des déductions et des crédits de l'employé. Ils ne veulent pas avoir à remettre en question les chiffres des salariés. Ils ne veulent pas non plus devenir la cible d'usurpateurs d'identité – ou même d'assignations à comparaître pour aider les créanciers de l'employé – en détenant davantage d'informations financières personnelles sur leurs employés.

Pour minimiser les informations fournies aux employeurs, l'IRS pourrait permettre au calculateur de retenue d'imprimer un formulaire W-4 pré-rempli avec uniquement les résultats. Si l'IRS a besoin de plus d'informations pour justifier les résultats, la calculatrice pourrait imprimer un code sur le formulaire W-4 que l'IRS pourrait relier aux informations saisies dans la calculatrice par l'employé. Cependant, tout le monde ne voudra pas utiliser la calculatrice et tout le monde n’y aura pas accès lorsqu’il devra soumettre un formulaire W-4.

La divulgation du montant à retenir serait plus simple et plus facile à comprendre.

Le moyen le plus simple pour un employé d'indiquer à l'employeur le montant à retenir est peut-être de lui donner un chiffre spécifique ou le pourcentage à retenir sur chaque chèque de paie. Les employés n'auraient pas à déterminer le nombre d'allocations à réclamer ni à espérer que les allocations génèrent suffisamment de retenues pour éviter une pénalité pour sous-retenue. Par exemple, l'employé pourrait simplement demander une retenue à la source correspondant à au moins 100 pour cent de son impôt à payer pour l'année précédente (ou 110 pour cent pour ceux qui ont des revenus élevés), ce qui éviterait la pénalité même si les estimations de son revenu actuel - l’année où l’obligation tributarioe s’est avérée erronée.

Un employé peut s'appuyer sur un préparateur de déclarations de revenus, un logiciel tributario, les formulaires fiscaux existants, des feuilles de calcul ou un calculateur de retenues à la source pour projeter un chiffre plus précis qui pourrait facilement être transféré sur le formulaire W-4, soit sous forme de nombre brut, soit sous forme de pourcentage de chaque. chèque de paie. Comme indiqué ci-dessus, c’est ce que font déjà certains employés, mais le manque actuel de transparence sur le montant des retenues qui résulteront de chaque allocation paralyse leurs efforts. De plus, certains employés peuvent avoir l'impression de faire quelque chose de mal en signant sous peine de parjure que le nombre d'allocations qu'ils réclament est correct sur la base d'instructions W-4 qu'ils n'ont pas lues et de feuilles de travail qu'ils n'ont pas remplies. Ainsi, le remplacement d’une simple certification affirmant simplement qu’ils demandent une retenue suffisante (plutôt que des allocations) pourrait apaiser ces inquiétudes.

Il est encore trop tôt pour savoir comment l'IRS réagira à ces commentaires. Cependant, l'objectif est de tester et de publier un autre projet de formulaire W-4 d'ici le début de l'année prochaine, alors restez à l'écoute des mises à jour. Il s’agit certainement d’une question difficile et, comme nous l’avons souligné, qui touche la grande majorité des contribuables individuels.