Le National Taxpayer Advocate explore l’impact des examens par correspondance sur les droits des contribuables.

Dans mon dernier article du blog, j'ai expliqué comment l'utilisation croissante par l'IRS de « touches » d'audit « irréelles » augmente à la fois sa couverture de conformité des contribuables individuels et, à mon avis, viole potentiellement les droits des contribuables en les soumettant à des contrôles répétitifs d'une déclaration de revenus particulière. Dans cet article, j'explore l'impact sur les contribuables individuels du recours croissant de l'IRS aux examens par correspondance.

Début janvier, l'IRS a indiqué avoir mené et clôturé 1,564,690 2011 XNUMX audits de déclarations de revenus des particuliers au cours de l'exercice XNUMX. Soixante-quinze pour cent de ces audits ont été menés par correspondance. Au lieu des audits localisés, en face-à-face, au bureau et sur le terrain, qui dominaient autrefois les activités d'examen de l'IRS, les examens par correspondance (ou « examens corrects » dans le langage de l'IRS) sont centralisés et automatisés dans les grands campus de l'IRS. Ces audits utilisent le traitement par lots, une approche qui automatise entièrement le lancement, le traitement et la clôture des dossiers d'examen corr. En fait, en utilisant le système d'examen automatisé par correspondance (ACE), l'IRS peut traiter les cas d'examen correct avec une implication minimale, voire nulle, d'un contrôleur tributario – c'est-à-dire une perspective humaine – jusqu'à ce qu'une réponse du contribuable soit reçue.

À première vue, il peut sembler qu’un audit de l’IRS par courrier serait beaucoup moins fastidieux pour le contribuable qu’un audit en face-à-face. Mais pour les raisons évoquées ci-dessous, il s'avère que les enquêtes auprès des contribuables à faible revenu, des petites entreprises et des travailleurs indépendants montrent que les contribuables eux-mêmes préfèrent les audits en face à face, ou au moins veulent parler à un employé de l'IRS, plutôt que de simplement correspondre avec l'agence.

Ainsi, si un contribuable reçoit un avis de vérification de l’IRS, on pourrait penser qu’il appellerait l’IRS immédiatement. Dans un monde parfait, cela devrait arriver. Cependant, dans le monde de l’IRS, environ 10 % du courrier de l’IRS n’est pas distribuable. En outre, près de 45 % des examens corr impliquent des contribuables qui ont demandé le crédit d’impôt sur le revenu gagné (EITC), un crédit d’impôt remboursable pour les travailleurs pauvres. Une enquête du Taxpayer Advocate Service (TAS) auprès des contribuables qui ont été audités sur l'EITC a révélé que plus de 25 % d'entre eux ne comprenaient pas que l'avis d'audit de l'IRS leur indiquait qu'ils étaient soumis à un audit, et environ la moitié ne comprenait pas ce dont ils avaient besoin. faire en réponse à la lettre d’audit. (Pour plus d’informations sur cette enquête, voir notre étude : «Audits de crédit sur les revenus gagnés de l’IRS – Un défi pour les contribuables»).

Même lorsqu'un contribuable soumet des documents en réponse à un avis d'examen correct, l'IRS met souvent du temps à associer la réponse du contribuable au cas réel. Lorsque je parle à des groupes de tributarioistes, leur principal reproche est que lors des examens corrects, l'IRS ignore les documents qu'ils envoient. Au lieu de cela, l'IRS émet un avis d'insuffisance statutaire, qui donne généralement au contribuable 90 jours pour adresser une requête aux États-Unis. Tribunal tributario de l'État, sinon l'impôt supplémentaire sera évalué et collecté. Bien entendu, plaider une affaire devant la Cour de l’impôt entraîne des dépenses et un fardeau tant pour le contribuable que pour le gouvernement. Des preuves anecdotiques suggèrent qu'un nombre croissant de ces cas auraient pu être résolus lors d'un examen correct si seulement le contrôleur tributario de l'IRS avait décroché le téléphone et parlé au contribuable, ou au moins regardé le courrier.

Cette dernière affirmation met cependant en évidence le véritable problème de l’examen corr : aucun contrôleur tributario n’est affecté au dossier. Comme indiqué précédemment, la plupart des examens corr sont sélectionnés automatiquement, l'avis d'audit est envoyé automatiquement par la poste, les délais de réponse sont automatiquement suivis et l'avis de déficience est émis automatiquement. Si le contribuable n’est pas en mesure de s’insérer avec succès dans ce processus automatisé, aucun contrôleur tributario n’examinera jamais le dossier.

Alors, que se passe-t-il si un contribuable entreprenant décide de prendre le téléphone et d’appeler l’unité d’examen corr ? Premièrement, le temps d'attente moyen sur les lignes d'examen corr était de 9.5 minutes au cours de l'exercice 2011 (sans compter 12 minutes supplémentaires ou plus si vous essayiez d'atteindre l'examen corr via le numéro gratuit principal de l'IRS).

Deuxièmement, même si vous réussissez, la personne à qui vous parlez n’a jamais vu votre dossier auparavant et ne le reverra probablement jamais après que vous ayez raccroché. Et bien que les contrôleurs fiscaux soient censés prendre de bonnes notes pendant votre appel, ils ont généralement un autre appel en attente de réponse. Ils utilisent donc naturellement des raccourcis et des abréviations qui peuvent être indéchiffrables pour toute personne répondant à un appel de suivi. En fait, une étude de l'IRS a révélé que 62 % des appelants pour l'examen corr sont des appels répétés et 13 % appellent plus de huit fois pour résoudre leurs problèmes. Dans les groupes de discussion, les contrôleurs fiscaux ont déclaré qu’on leur «… dit de travailler sur le papier et de raccrocher rapidement ». Il n’est donc pas surprenant que 42 % des examens corr soient clôturés sans aucun contact personnel avec les contribuables. (Nous en discutons plus en détail dans mon étude du rapport annuel au Congrès de 2011, "Une analyse de la stratégie d'examen de l'IRS : suggestions pour maximiser la conformité, améliorer la crédibilité et respecter les droits des contribuables»).

Mais voici le vrai kicker. Dans la loi sur la restructuration et la réforme de l'IRS de 1998 (RRA 98), le Congrès a exigé que l'IRS inclue dans toute correspondance générée manuellement le nom, le numéro de téléphone et le numéro d'identification unique de l'employé que le contribuable peut contacter concernant la correspondance. (Voir RRA 98, § 3705(a) (1).) RRA 98 exigeait également que l'IRS élabore des procédures qui chargeraient un employé de gérer un problème du début à la fin, si cela était pratique pour l'IRS et avantageux pour le contribuable. (Voir RRA 98, §
3705(b).) Je pense que les procédures d'examen corr peuvent violer ces exigences.

L'IRS définit la « correspondance générée manuellement » comme « la correspondance émise à la suite d'un employé de l'IRS exerçant son jugement dans le traitement/résolution d'un cas ou d'une correspondance de contribuable spécifique, ou lorsque l'employé (contrôleur des impôts, agent des recettes, agent des recettes, etc.) demande au contribuable de fournir des informations supplémentaires relatives au dossier. (IRM 21.3.3.4.17.1(1).) Cela signifie que la lettre de notification d'audit initiale – qui est générée automatiquement et est généralement la seule lettre autre que l'avis de déficience qu'un contribuable reçoit lors de l'examen corr – ne listera qu'un principal IRS. numéro sans frais, « contrôleur des impôts » comme personne à contacter et un numéro d'identification du site IRS qui a émis la lettre (par opposition à l'employé). (IRM 4.19.10.1.6(6).)

Quel est l’impact de cette définition légaliste sur les contribuables ? Eh bien, disons qu'un contrôleur tributario examine la documentation et détermine que l'IRS a besoin d'informations supplémentaires de la part du contribuable. Ici, l'employé a fait preuve de jugement en prenant cette décision et demande donc plus d'informations. Pour la plupart des personnes raisonnables, la demande ultérieure relèverait de la définition de « correspondance générée manuellement ». Cependant, étant donné que l'employé utilisera la lettre 565, Accusé de réception et demande d'informations supplémentaires, via un système automatisé, l'IRS considère qu'il s'agit d'une lettre générée par ordinateur et n'inclut aucune information d'identification pour l'employé qui a pris la décision.

L'interprétation étroite de l'IRS de ce qui constitue une correspondance générée manuellement va à l'encontre de la RRA 98 et signifie qu'à mesure que l'IRS exploite de plus en plus les avantages de l'automatisation pour générer de la correspondance, il effacera effectivement cette protection des contribuables. Il éliminera également la responsabilité de sa fonction d’examen de la correspondance. Aucun employé ne doit donner suite à ses actions ou décisions concernant une affaire ni parler avec le contribuable de ces décisions. Ainsi, il devient plus facile pour les contrôleurs fiscaux de réduire les contribuables à de simples papiers à traiter ou à des appels auxquels il faut répondre. En retour, il est plus facile d'être imprudent ou de succomber à la pression de passer à l'affaire suivante, car les contrôleurs fiscaux savent que les contribuables ne pourront plus les joindre pour donner suite aux actions promises.

J'ai commencé cette discussion en notant l'énorme volume d'examens par correspondance de l'IRS. Personne ne remet en question le fait que l’IRS doit utiliser l’automatisation pour gérer cette quantité de travail. Mais utiliser l’automatisation pour empêcher le contribuable de communiquer efficacement avec l’IRS porte atteinte aux droits fondamentaux des contribuables. Je dois également souligner que l’automatisation et les technologies avancées peuvent être exploitées de manière positive pour accroître l’efficacité de la communication – par exemple en utilisant la vidéoconférence et les ordinateurs pour organiser des examens « virtuels en face à face ». Dans mon prochain article, je discuterai d'une initiative pilote intéressante menée par l'IRS dans ce domaine et de la raison pour laquelle je pense que cette approche a le potentiel de combler de nombreuses lacunes du processus d'examen corr.