Alors que l’IRS oriente les contribuables vers des outils numériques d’auto-assistance, il est nécessaire d’introduire la « règle légale de la boîte aux lettres » dans le 21e siècle. Actuellement, la règle légale relative aux boîtes aux lettres dans IRC§7502 ne s’applique pas à la transmission électronique de nombreux documents et paiements urgents à l’IRS. La règle prévoit que si les exigences énoncées dans la loi sont remplies, un document ou un paiement est réputé avoir été déposé ou payé à la date du cachet de la poste apposé sur l'enveloppe. Si la date du cachet de la poste est au plus tard le dernier jour du délai prescrit pour le dépôt du document ou le paiement, le document ou le paiement est considéré comme déposé ou payé dans les délais même s'il est reçu après la date d'échéance. En outre, l'IRC § 7502(c) prévoit que le courrier recommandé ou certifié, ou les méthodes jugées substantiellement équivalentes par le secrétaire au Trésor, constituent une preuve prima facie de la livraison. La règle s'applique aux documents et aux paiements envoyés via le service postal américain, les services de livraison privés désignés et les émetteurs de retour électroniques. Cependant, le statut et règlements n'étendent pas la règle à d'autres formes de transmission électronique.

Traditionnellement, les contribuables communiquaient principalement avec l'IRS par courrier, par téléphone ou en face à face. Cependant, les projets de l’IRS sont en bonne voie pour accroître les interactions numériques avec les contribuables. Ces interactions numériques accrues sont les suivantes :

• Documents télécopiés.
• La demande de compte en ligne. L'IRS a lancé et continue de développer les capacités de l'application de compte de contribuable en ligne. Les capacités futures incluent la capacité des contribuables à « s'auto-corriger », ce qui devrait permettre aux contribuables et à leurs représentants autorisés de soumettre des documents en ligne.
• Communications numériques pour les contribuables. Plusieurs organisations au sein de l'IRS, notamment le Taxpayer Advocate Service et le Small Business/Self-Employed Exam, mènent un projet pilote du système de messagerie sécurisée Taxpayer Digital Communication (TDC). TDC permet aux contribuables d'envoyer et de recevoir du courrier électronique, ainsi que certains documents numériques, via un portail sécurisé.
• Paiements électroniques. Les contribuables peuvent effectuer des paiements à l'IRS de diverses manières, y compris des méthodes électroniques telles que :
  • Paiements par carte de crédit et de débit;
  • Paiement direct, où les fonds sont débités du compte bancaire du contribuable ; et
  • Le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS).

Sur la base de discussions avec le bureau du conseiller juridique en chef de l'IRS, TAS comprend que la position de l'IRS concernant les transmissions numériques de documents et de paiements n'invoque pas la règle de la boîte aux lettres de l'IRC § 7502. Par conséquent, la date à laquelle le contribuable envoie un document n'est pas pertinente, même lorsque le contribuable fournit la preuve de la transmission. L’IRS ne tiendra compte que de la date à laquelle il le reçoit réellement. La justification de cette décision, telle qu'expliquée au National Taxpayer Advocate par le Bureau de l'avocat en chef, est que les gens peuvent modifier les dates sur les télécopieurs et les ordinateurs.

Les contribuables utilisent EFTPS sont confrontés à un traitement particulièrement défavorable. Le Site Internet de l'EFTPS affiche l'avertissement suivant : « Les paiements utilisant ce site Web ou notre système de réponse vocale doivent être planifiés par 8 h HE la veille de la date d'échéance doit être reçu en temps opportun par l’IRS. Les fonds seront retirés de votre compte bancaire à la date que vous aurez choisie pour le règlement. (En italique dans l'original.) Cette limitation s'applique à tous les paiements. Supposons qu'un contribuable doive un solde dû le 15 avril. Si elle envoie le paiement à l'IRS avant minuit le 15 avril, le paiement sera considéré comme ponctuel, même s'il faudra probablement environ une semaine avant que l'IRS reçoive, ouvre, et traite le chèque. Si elle soumet le paiement sur EFTPS, le paiement sera considéré comme en retard si elle soumet la transaction après 8 heures le 14 avril (28 heures plus tôt), même si le paiement serait débité de son compte le 16 avril – environ une semaine plus tôt que prévu. si elle le soumet par courrier.

Cette disparité dans le traitement des paiements envoyés par courrier et par voie électronique n’a guère de sens. Par rapport à un chèque posté, un paiement électronique est reçu plus rapidement, est moins cher à traiter et élimine le risque qu'un chèque posté soit perdu ou égaré. Mais plutôt que d’inciter les contribuables à recourir à l’EFTPS, les délais relatifs ont un caractère dissuasif.

Le traitement relativement défavorable des documents et des paiements soumis par voie électronique sape les efforts de l'IRS visant à encourager une plus grande utilisation des services numériques. En fait, sans version électronique de la règle légale relative à la boîte aux lettres, les praticiens pourraient hésiter à envoyer des documents ou des paiements urgents par voie électronique, de peur de commettre une faute professionnelle. De plus, les contribuables non représentés ou peu avertis peuvent subir un préjudice car ils supposent que la date d’envoi d’un document numérique ou de paiement sera déterminante. L'utilisation d'une méthode numérique pourrait compromettre les droits et protections des contribuables, en particulier le droit de contester la position de l'IRS et d'être entendu. Cela a également un impact sur le droit du contribuable à un système tributario juste et équitable, car la transmission électronique des documents et des paiements facilite la soumission en temps opportun des documents et des paiements. Si l'IRS souhaite encourager les contribuables à utiliser des méthodes numériques de soumission et de paiement de documents, les contribuables devraient bénéficier des mêmes protections lorsqu'ils soumettent des documents par voie électronique que lorsqu'ils envoient un document par courrier ou vérifient via le service postal américain ou un service de livraison désigné.

Même la Cour de l'impôt de Pearson c.Commissaire, 149 TC n° 20 (29 novembre 2017), a reconnu la nécessité d'introduire la règle légale de la boîte aux lettres dans le 21e siècle. Le tribunal, siégeant en banc, a jugé que les frais de port achetés sur Internet et apposés sur une enveloppe créaient un cachet de la poste privé à compter de la date d'achat aux fins des réglementations émises en vertu de l'IRC § 7502.

Ainsi, dans mon rapport annuel 2017, j'ai fait une recommandation législative de modifier l'IRC § 7502 pour résoudre ces problèmes. Plus précisément, j'ai recommandé que le Congrès modifie le statut pour ordonner au secrétaire d'émettre des règlements qui appliquent la règle de la boîte aux lettres de manière comparable aux documents et aux paiements soumis par un contribuable, qu'ils soient soumis par voie électronique ou par courrier. Plus précisément, la réglementation devrait préciser dans quelle mesure la confirmation ou la réception d'une transmission électronique offre les mêmes protections qu'un cachet de la poste du service postal américain ou d'un autre service de livraison désigné. En outre, la réglementation devrait prévoir les moyens par lesquels un contribuable peut transmettre électroniquement le document et recevoir un reçu ou une confirmation qui constitue une preuve prima facie que l'IRS a reçu le document ou le paiement à la date indiquée sur le reçu.

Lors de la rédaction des directives administratives et de la politique concernant les confirmations de télécopie, il est important de noter que les sanctions pénales en vertu IRC§7206 pour falsification de dossiers s'appliquerait à ces reçus et confirmations de soumission électronique de la même manière qu'à d'autres dossiers de contribuables. Par conséquent, l'IRS devrait envisager d'autoriser les contribuables à utiliser leurs propres télécopieurs personnels et exiger que le contribuable fasse une déclaration, signée sous peine de parjure, sur l'exactitude du cachet de date sur la confirmation de télécopie si la date de réception de l'IRS devient un problème. .