De nombreuses personnes ne savent peut-être pas qu’elles peuvent demander, recevoir et consulter gratuitement leurs dossiers fiscaux via un relevé de notes tributario de l’IRS. Partie I a expliqué comment les relevés de notes sont souvent utilisés pour valider le revenu et le statut de déclaration de revenus pour les demandes de prêt hypothécaire, les prêts étudiants, les services sociaux et les demandes de prêt aux petites entreprises et pour répondre à un avis de l'IRS, produire une déclaration modifiée ou obtenir une libération de privilège. Les relevés de notes peuvent également être utiles aux contribuables lors de la préparation et du dépôt des déclarations de revenus en vérifiant les paiements d'impôts estimés, les crédits d'impôt anticipés pour enfants, les paiements de revenu économique/paiements de relance et/ou un trop-payé provenant d'une déclaration de l'année précédente. 

Lire et comprendre les transcriptions de l'IRS

Bien que les transcriptions de l’IRS puissent être utiles, leur lecture et leur compréhension peuvent être compliquées. Le système de traitement de l'IRS, le système intégré de récupération de données (IDRS), utilise un système de codes pour identifier une transaction traitée par l'IRS et pour conserver un historique des actions publiées sur le compte d'un contribuable. Ces codes de transaction (TC) fournissent essentiellement des instructions de traitement au système de l'IRS. Pour rendre les relevés de notes IRS conviviaux pour le public, l'IRS fournit une description littérale de chaque TC indiqué sur le relevé de notes IRS d'un contribuable. Bien qu’utiles, ces descriptions n’expliquent parfois pas correctement la transaction du compte. Le document 11734, Transaction Code Pocket Guide (Obsolète), est une liste résumée des TC tirés de la section 8A de l'IRS. document 6209, ADP et IDRS Information Reference Guide, qui peuvent tous deux être utiles lors de l’examen d’une transcription IRS.

Un examen plus approfondi de l'enregistrement de la transcription du compte de l'IRS

Comme le montre l'exemple fictif ci-dessous, le relevé de notes de compte résumera tout solde dû ou trop-payé sur le compte d'un contribuable pour l'année spécifiée en haut du formulaire. Si le compte reflète un solde dû, la transcription indique la date à laquelle les pénalités et intérêts accumulés ont été calculés. Ensuite, la transcription affichera des informations spécifiques de la déclaration du contribuable – ou les montants corrigés résultant de toute modification de la déclaration causée soit par une demande du contribuable, soit par une détermination de l'IRS. Ceci est remarquable si un contribuable juge nécessaire de produire une déclaration modifiée. Les chiffres corrects doivent être utilisés comme point de départ sur le formulaire 1040X, Amended US Individual Income Tax Return, lors de la demande de tout ajustement de compte ultérieur – sinon, des problèmes de traitement pourraient survenir.

Figure 1

La partie compte de taxes du registre des comptes

Cette section du relevé de notes des comptes fournit des détails concernant l'activité du compte du contribuable, comme le montre la figure 2.

Figure 2

Certains des TC courants sur la partie compte de taxes d'un relevé de notes sont :

• TC 150 – Date de dépôt et montant de l'impôt indiqué sur la déclaration du contribuable lors du dépôt – ou tel que corrigé par l'IRS lors du traitement ;
• TC 196 – Intérêts évalués ;
• TC 276 – Non-paiement de la pénalité tributarioe ;
• TC 291 – Réduction de l'évaluation tributarioe préalable ;
• TC 300 – Taxe supplémentaire ou cotisation pour insuffisance par division d'examen ou division de recouvrement ;
• TC 420 – L'indicateur d'examen indique qu'une déclaration est en cours d'examen même si la déclaration peut ou non être finalement vérifiée ;
• TC 428 – Transfert de cas d’examen ou d’appel ;
• TC 460 – Prolongation du délai de dépôt ;
• TC 480 – Offre de compromis en attente ;
• TC 494 – Avis de déficience ;
• TC 520 – Litige IRS engagé ;
• TC 530 – Indique qu'un compte n'est actuellement pas recouvrable ;
• TC 582 – Indicateur de privilège ;
• TC 768 – Crédit pour revenu gagné ;
• TC 806 – Reflète tout crédit accordé au contribuable pour l'impôt retenu, comme indiqué sur la déclaration de revenus et les déclarations d'information du contribuable telles que les formulaires W-2 et 1099 joints à la déclaration de revenus du contribuable ; et
• TC 846 – Représente l'émission d'un remboursement d'un contribuable si les crédits et les retenues dépassent le montant de l'impôt dû et qu'il n'y a aucun problème avec la déclaration, le système générera automatiquement un remboursement.

Dans l'exemple ci-dessus, les crédits d'impôt, les retenues à la source, les crédits pour les intérêts que l'IRS doit à un contribuable et les ajustements fiscaux qui réduisent le montant de l'impôt dû sont indiqués sous forme de montants négatifs sur le relevé de compte de taxes. En d’autres termes, les montants négatifs sur un relevé de notes de l’IRS peuvent être considérés comme des montants « en faveur du contribuable ».

Étant donné que les TC sur le compte d'un contribuable sont essentiellement des instructions adressées au système IRS, il est important de noter que certains TC sont saisis pour des raisons d'information qui ne sont pas directement associées à un montant en dollars lié à la comptabilité.

J'espère que nous ne vous avons pas confondu. Utiliser l'IRS Guide de poche devrait vous aider à comprendre la transcription et vous fournir les informations clés que vous recherchez.

La partie déclaration de revenus du registre des comptes

La partie déclaration de revenus du relevé de comptes décrit la plupart des entrées de ligne sur la déclaration de revenus du contribuable au moment de son dépôt. La figure 3 ne fournit que la section relative aux revenus de notre exemple fictif ; cependant, le relevé de comptes réel décrira toutes les sections de la déclaration de revenus d'un contribuable et peut être utile lorsque le contribuable n'a pas conservé de copie de sa déclaration et a besoin de savoir ce qui a été déclaré à l'IRS dans sa déclaration. . 

Figure 3

Nouveau format de relevé de notes et utilisation d'un numéro de dossier client

En juillet 2021, l'IRS a mis à jour une page Web sur IRS.gov pour informer les contribuables sur les nouveau format de transcription et l'utilisation du « numéro de dossier client », conçu pour mieux protéger les données des contribuables. Ce nouveau format masque partiellement les informations personnellement identifiables. Cependant, les données financières resteront visibles pour permettre la préparation des déclarations de revenus, la représentation tributarioe ou la vérification des revenus. Ces changements s'appliquent aux relevés de notes des particuliers et des entreprises.

Voici ce qui est visible sur le nouveau format de relevé de notes :

• Quatre derniers chiffres de tout numéro de sécurité sociale figurant sur le relevé de notes : XXX-XX-1234 ;
• Quatre derniers chiffres de tout numéro d'identification d'employeur sur le relevé de notes : XX-XXX1234 ;
• Quatre derniers chiffres de tout compte ou numéro de téléphone ;
• Quatre premiers caractères du prénom et quatre premiers caractères du nom pour toute personne physique (trois premiers caractères si le nom ne comporte que quatre lettres) ;
• Quatre premiers caractères de n'importe quel nom sur la ligne du nom de l'entreprise (trois premiers caractères si le nom ne comporte que quatre lettres) ;
• Six premiers caractères de l'adresse postale, espaces compris ; et
• Tous les montants en argent, y compris les salaires et revenus, le solde dû, les intérêts et les pénalités.

Pour des raisons de sécurité, l'IRS n'offre plus de service de télécopie pour la plupart des types de relevés de notes aux contribuables et aux tiers et a arrêté son service de courrier tiers via les formulaires 4506, 4506-T et 4506T-EZ.

Les prêteurs et autres personnes qui utilisent la série de formulaires 4506 pour obtenir des relevés de notes à des fins de vérification des revenus devraient envisager d'autres options telles que la participation au service Express de vérification des revenus ou demander au client de fournir la transcription.

Seuls les contribuables individuels peuvent utiliser Get Transcript Online ou Get Transcript by Mail. Étant donné que le numéro d’identification tributarioe complet n’est plus visible, l’IRS a créé une entrée pour un numéro de dossier client. Le numéro de dossier client est un numéro à dix chiffres attribué par le tiers, par exemple un numéro de prêt qui peut être saisi manuellement lorsque le contribuable complète sa demande d'obtention d'un relevé de notes en ligne ou d'un relevé de notes par courrier. Ce numéro de dossier client s'affichera ensuite sur la transcription lorsqu'elle sera téléchargée ou envoyée par courrier au contribuable. Le numéro de dossier client de la transcription sert de numéro de suivi qui permet à un prêteur ou à un autre tiers de faire correspondre la transcription au contribuable qui fait la demande de transcription.      

Conclusion

Les contribuables ayant besoin d'informations sur une déclaration de revenus, un compte tributario ou une déclaration de renseignements peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin via le portail Get Transcript Online de l'IRS ou leur compte en ligne. Je continue d'exhorter l'IRS à étendre la fonctionnalité du compte en ligne et à accroître sa disponibilité pour les praticiens et les entreprises. Les fonctionnalités actuelles fournissent de nombreuses informations de base et utiles, et j'attends avec impatience l'expansion continue des fonctionnalités. Les transcriptions sont gratuites et fournissent une mine d’informations. J’encourage les contribuables à explorer cette option. Si un relevé de notes de l'IRS peut répondre aux besoins d'un contribuable, il peut être préférable d'essayer de contacter l'IRS ou d'autres méthodes plus chronophages pour demander des informations sur le compte tributario.