Dans mon Rapport annuel au Congrès 2020 (ARC), j'ai discuté les retards et difficultés inutiles que rencontrent les contribuables pour contacter un employé responsable et compétent de l'IRS pour obtenir de l'aide lors des vérifications de la correspondance. Plus de 70 % des audits effectués par l'IRS sont des audits par correspondance, ce qui fait de ce type d'audit l'un des outils les plus importants utilisés par l'IRS pour assurer le respect des lois tributarios. La capacité du contribuable à interagir et à communiquer avec l'IRS est cruciale pour le succès du processus de vérification de la correspondance et pour l'expérience IRS du contribuable. Alors que l'IRS développe de nouveaux outils en ligne pour interagir électroniquement avec les contribuables, il doit simultanément garantir que les contribuables peuvent naviguer avec succès dans ces outils tout en continuant à fournir une assistance client en direct à ceux qui en font la demande.

Qu’est-ce qu’un audit par correspondance ?

Vérifications par correspondance Il s'agit d'examens fiscaux effectués par courrier pour une seule année tributarioe, qui ne comportent que quelques problèmes que l'IRS prévoit pouvoir résoudre et clôturer en examinant les documents pertinents. Étant donné que leur portée est limitée, leur volume dépasse de loin tout autre type d’audit mené par l’IRS. Comme le montre le graphique ci-dessous, l’écrasante majorité des examens de l’IRS sont effectués au moyen d’audits par correspondance.

Certains des problèmes les plus importants résolus par les audits par correspondance au cours de l'exercice 2019 comprenaient le crédit d'impôt sur le revenu gagné (EITC) ; les dépenses professionnelles des employés ; non-déclarants ; les éléments liés à l'annexe C, Bénéfice ou perte provenant d'une entreprise (entreprise individuelle); et des remboursements douteux. Bien que ces problèmes puissent sembler simples à première vue, bon nombre de ces catégories d'audit peuvent englober des règles, des procédures ou des situations factuelles complexes qui pourraient donner lieu à des questions des contribuables, au besoin d'aide et à la nécessité de communiquer avec un examinateur de l'IRS.

Ce que les contribuables devraient savoir sur les audits par correspondance

Les contribuables recevant des notifications de contrôle par correspondance doivent lire attentivement les lettres et suivre les instructions. Tous les documents demandés doivent être soumis à l'IRS avant la date d'échéance indiquée dans la lettre, ou le contribuable doit contacter l'IRS et demander un délai supplémentaire. Ignorer l’IRS n’est généralement pas une bonne stratégie. Si l'IRS ne reçoit pas de réponse à la date prévue, il n'établira pas de deuxième contact. Si l'IRS ne reçoit pas de réponse, il rejettera généralement le ou les articles réclamés et émettra finalement un avis de déficience conformément à l'IRC § 6212. Un avis de déficience est un avis juridique indiquant que l'IRS propose une déficience supplémentaire ( solde dû). Il donne aux contribuables 90 jours pour demander une révision à la Cour tributarioe des États-Unis (150 jours s'ils sont adressés à une personne en dehors des États-Unis). Si aucune requête n’est déposée, l’IRS a le pouvoir légal d’évaluer et de recouvrer le déficit proposé. Après l'évaluation, un avis sera envoyé informant des ajustements du compte de taxes, expliquant tout solde dû et demandant le paiement. Si le paiement intégral ou les modalités de paiement ne sont pas conclus dans le délai indiqué dans l'avis, des avis de recouvrement seront émis et des mesures de recouvrement ultérieures pourront commencer. Le premier avis de recouvrement est appelé le CP 501, Solde dû des particuliers (FMI) – Premier avis. Il est sage de régler tout solde dû le plus rapidement possible afin d'éviter des pénalités, des intérêts ou des actions de recouvrement supplémentaires qui pourraient survenir si le solde dû n'est pas résolu.

Droit de conserver une représentation

Les contribuables ont le droit d'être représentés lors des audits de l'IRS. Vous pouvez choisir d'obtenir une assistance professionnelle (auprès d'un avocat, d'un expert-comptable, d'un agent agréé ou d'un tributarioiste). Les contribuables peuvent également bénéficier d'une aide gratuite ou à faible coût d'un Clinique pour les contribuables à faible revenu (LITC). Les LITC représentent les personnes dont les revenus sont inférieurs à un certain niveau et qui doivent résoudre des problèmes fiscaux avec l'IRS. Les LITC peuvent représenter les contribuables lors d'audits, d'appels et de litiges en matière de perception d'impôts devant l'IRS et devant les tribunaux. Les LITC peuvent également aider les contribuables à répondre aux avis de l'IRS et à corriger les problèmes de compte. De plus, les LITC peuvent fournir des informations sur les droits et responsabilités des contribuables dans différentes langues aux personnes qui parlent l'anglais comme langue seconde.

Pratiques d'excellence

Lorsque vous répondez à l’IRS, nous vous recommandons de ne pas envoyer de documents originaux mais d’envoyer des copies. Lorsque vous soumettez des documents, vous devez inclure votre nom, votre numéro d'identification tributarioe (numéro de sécurité sociale ou numéro d'identification individuel) et l'année tributarioe concernée sur chaque page. Cela aide l'IRS à associer tous les documents au dossier de votre IRS. Vous pouvez contacter le numéro indiqué sur l'avis de l'IRS si des éclaircissements sont nécessaires et conserver toujours des copies de toute correspondance reçue ou soumise à l'IRS. En plus de votre documentation, envisagez de fournir des déclarations écrites pour étayer les éléments examinés. Dans de nombreux cas, des déclarations ou l'utilisation d'un affidavit similaire à un témoignage lors d'un procès peuvent être utilisées pour corroborer un crédit, une déduction ou un élément de revenu. En outre, il peut exister des documents alternatifs pouvant étayer l'élément en question qui ne figurent pas dans la demande initiale de l'IRS. Les contribuables devraient envisager de contacter un tributarioiste, tel qu'un LITC, pour obtenir de l'aide pour répondre aux demandes de l'IRS.  Habituellement, il existe plusieurs façons d’aborder la justification d’un élément en cause afin d’établir votre droit à la déduction ou au crédit. Les contribuables ne devraient pas être contraints de répondre uniquement aux demandes de renseignements de l'IRS, car ils peuvent disposer d'informations ou de documents supplémentaires qui étayeront les éléments de la déclaration.

La communication est essentielle lors d’un examen. Ne négligez pas les avis ou les délais de l’IRS. Si un contribuable ne peut pas répondre dans les délais, il est impératif qu'il contacte l'IRS et demande un délai supplémentaire. Ignorer l'IRS n'est pas une bonne pratique.

Après examen des documents soumis, l'IRS peut accepter et clôturer l'affaire ou émettre un rapport d'examen reflétant tout ajustement proposé à la déclaration en cours d'audit. Un mot d'avertissement : les contribuables ne doivent pas signer un rapport d'audit s'ils ne sont pas d'accord ou ne comprennent pas les ajustements proposés par l'IRS. Au lieu de cela, ils doivent répondre avant la date limite en envoyant des documents supplémentaires ou des explications supplémentaires, demander une conférence informelle avec le responsable de l'examinateur ou demander une conférence avec le Bureau indépendant des appels de l'IRS (Appels). Les demandes de conférence avec appels, appelées protestation, doit être rédigé par écrit et inclure les raisons de votre désaccord avec les ajustements proposés par l'IRS. Des informations sur le processus d'audit de la correspondance et sur la manière de déposer une protestation peuvent être trouvées dans la publication de l'IRS. 3498-A, Le processus d'examen (audits par courrier).

Communiquer avec l'IRS peut être difficile

Contrairement aux autres audits de l'IRS, les audits par correspondance ne sont pas confiés à un seul examinateur qui supervise l'intégralité de l'audit. Ces contribuables sont référés aux numéros de téléphone gratuits pour l'audit des salaires et des investissements (W&I) et des petites entreprises et des travailleurs indépendants (SB/SE), qui fonctionnent avec des temps d'attente élevés et offrent des niveaux de service limités. TAS continue de plaider en faveur d'un point de contact unique pour tous les contrôles de correspondance. Nous soutenons que l'incapacité d'atteindre un point de contact unique diminue l'expérience client, crée une inefficacité de l'IRS, entrave les opportunités d'impliquer et d'éduquer les contribuables de notre pays et diminue le potentiel de développement et d'établissement de la confiance avec l'IRS. Le COVID-19 a encore exacerbé les lacunes de communication liées à l'audit de correspondance de l'IRS.  Dans le cadre de son Initiative Personnes d'abord, l'IRS n'a généralement pas démarré nouveaux audits du 1er avril 2020 au 15 juillet 2020, et les audits de correspondance ouverte ont été en grande partie interrompus en raison des limitations technologiques et de communication. L'assistance téléphonique gratuite pour l'audit des correspondances a été suspendue de mars à septembre 2020., tandis que plus de 90 % de la correspondance de l'IRS a finalement été classée comme excédentaire, ce qui signifie que l'IRS n'a pas été en mesure de fournir une réponse au contribuable dans les 30 jours. Dans certains cas, les contribuables ont reçu des lettres provisoires leur demandant de prévoir jusqu'à six mois avant de recevoir une réponse de l'IRS.

Au 29 juillet 2021, l'IRS n'avait toujours pas résolu 94,313 2019 contrôles de correspondance liés à l'année tributarioe 32,860. Près de 2,907 XNUMX de ces contrôles concernent des déclarations réclamant l'EITC, qui est vital pour tant de contribuables. De même, XNUMX XNUMX réexamens d'audit des déclarations des années précédentes restent en suspens. La résolution de ces réexamens d'audit est particulièrement importante, car tant qu'un solde dû non résolu existe, l'IRS peut compenser un remboursement pour lui appliquer.

Alternatives de communication accrues que vous devriez connaître

Pour lutter contre certaines des difficultés de communication évoquées lors de l'audit par correspondance, l'IRS a développé une alternative de communication via le Fonction de messagerie sécurisée de son programme Taxpayer Digital Communications (TDC).  Initialement lancé sur le campus de Philadelphie, SB/SE a désormais étendu l'utilisation de TDC à ses cinq campus. Cette initiative offre à certains contribuables et à leurs représentants la possibilité de communiquer électroniquement avec l'IRS lors de leur audit. Messagerie sécurisée TDC permet aux contribuables de recevoir des messages de l'IRS, de répondre aux questions, de télécharger des documents à l'aide du portail de messagerie sécurisé de l'IRS et de travailler avec un employé de l'IRS pour résoudre l'audit. Les contribuables invités à participer à ce programme doivent authentifier leur identité via IRS Secure Access, qui démarre le processus et leur permet finalement de se connecter au portail de messagerie sécurisée TDC pour engager une communication bidirectionnelle.

La messagerie sécurisée TDC n'est actuellement disponible que pour ceux qui reçoivent et acceptent une invitation de l'IRS à participer et qui réussissent ensuite le exigences d'authentification strictes nécessaire pour éliminer les pirates informatiques et autres personnes non autorisées. Le processus nécessite la vérification des informations provenant des antécédents de crédit d'un contribuable pour authentifier l'identité du contribuable. Pour les contribuables de passage et ceux qui ne peuvent pas accéder à leurs dossiers financiers antérieurs, accéder à cette suite de services en ligne peut être un défi. Pour les contribuables éligibles et ceux en mesure d'y accéder, TDC Secure Messaging offre une alternative de communication plus rapide au courrier traditionnel et permet aux contribuables d'accéder à d'autres services en ligne de l'IRS tels que les e-Services et Get Transcripts en utilisant le même nom de connexion et le même mot de passe.

Bonne nouvelle supplémentaire : plus tard ce mois-ci, l'IRS déploiera son utilisation de l'outil de téléchargement de documents (DUT) pour les audits de correspondance. La plateforme DUT permet aux contribuables de télécharger les documents demandés lors de l’examen des correspondances au lieu de devoir envoyer ou faxer les documents – ce qui est un outil bienvenu compte tenu des défis papier actuels liés au courrier. Les contribuables n’auront besoin d’accéder qu’à un smartphone ou à leur ordinateur pour utiliser l’outil. Il permet aux contribuables de télécharger des documents en temps réel, permettant ainsi à un employé de l'IRS de discuter des documents avec les contribuables. Si un contribuable fait l'objet d'une vérification d'examen par correspondance ouverte, il doit se renseigner auprès des assistants téléphoniques d'examen pour déterminer si l'outil est disponible pour son cas.

Nous attendons avec impatience d’autres options en ligne plus robustes à l’avenir, qui accéléreront les examens.

Conclusion

Pour les contribuables capables de s'authentifier, La messagerie sécurisée TDC montre le potentiel d'améliorer l'expérience de vérification de la correspondance des contribuables ainsi que le processus de vérification de la correspondance lui-même. L'IRS indique que l'utilisation de la messagerie sécurisée TDC a permis de réduire le temps nécessaire à la réalisation de l'audit et d'augmenter considérablement la satisfaction des clients. L'IRS a signalé des taux de satisfaction des clients s'établissant systématiquement à près de 83 % parmi les contribuables utilisant la messagerie sécurisée TDC. L'utilisation de l'outil DUT est une autre étape vers l'amélioration du processus d'audit et je continue de demander à l'IRS de élargir et améliorer ses offres de services numériques afin que tous les contribuables intéressés puissent résoudre les problèmes de comptes de cette manière efficace, libérant ainsi davantage d'employés pour répondre aux demandes téléphoniques des contribuables. Alors que je continue de plaider en faveur d'un point de contact unique pour les audits de correspondance, le TDC et les outils d'engagement en ligne similaires peuvent profiter à de nombreux contribuables travaillant avec l'IRS pour résoudre leurs audits de correspondance. Le TDC est un outil de communication que les contribuables devraient envisager s’ils en ont l’occasion.