Depuis le début de la pandémie de COVID-19, l’IRS a pris près d’un an de retard dans le traitement des déclarations de revenus papier. Au 18 mars 2022, l’arriéré de retours papier s’élevait à près de 15 millions. La plupart des contribuables reçoivent des remboursements, de sorte que les retards dans le traitement des déclarations entraînent généralement des retards de remboursement. Les retards de remboursement ont provoqué de la frustration pour beaucoup et des difficultés financières pour certains, y compris potentiellement des expulsions, des coupures de services publics et l'incapacité d'acheter de la nourriture et des médicaments.

Dans d'autres cas, l'incapacité d'un contribuable à fournir une preuve de déclaration actuelle et un relevé de notes fiscaux en raison de retards de traitement a eu un impact négatif sur les demandes de prêt, notamment les demandes d'hypothèques, de prêts personnels ou commerciaux, et même d'aide financière aux étudiants.

Lorsque j'ai publié mon rapport annuel en janvier, j'ai dit que le papier était la Kryptonite de l'IRS et que l'IRS était enterré dedans. La raison pour laquelle les déclarations papier sont si difficiles est que l'IRS n'a toujours pas mis en œuvre de technologie pour les lire automatiquement, de sorte que chaque chiffre de chaque déclaration papier doit être saisi manuellement dans les systèmes IRS par un employé.

Il n’est pas nécessaire que ce soit ainsi. Au cours des deux dernières décennies, les agences tributarios des États ont utilisé la technologie de numérisation pour automatiser le traitement des déclarations de revenus papier. Pendant ce temps, l’IRS a examiné, rejeté, proposé, reconsidéré, partiellement mis en œuvre et reporté la question de savoir s’il fallait ou non mettre en œuvre la technologie de numérisation.

Hier, j'ai émis une directive du Taxpayer Advocate (TAD) ordonnant à l'IRS de collaborer avec l'industrie des logiciels fiscaux pour mettre en œuvre le codage à barres 2D pour la prochaine saison de déclaration. La TAD a également demandé à l'IRS de mettre en œuvre la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou une technologie similaire pour la prochaine saison de déclaration si possible ou, dans le cas contraire, pour la saison de déclaration suivante. Dans ce blog, je donnerai un aperçu du problème et de ce que l'IRS devrait faire, selon moi, pour le résoudre.

Le problème : les employés de l'IRS doivent saisir chaque chiffre des déclarations de revenus papier dans les systèmes IRS

Bien que la pandémie de COVID-19 ait entraîné des retards pour certains contribuables qui ont produit leurs déclarations par voie électronique, la grande majorité des longs retards ont été subis par les contribuables qui ont produit leurs déclarations originales sur papier ou qui ont produit des déclarations modifiées, qui sont généralement traitées comme des déclarations papier. même lorsqu'il est soumis par voie électronique. L'année dernière, l'IRS a reçu près de 17 millions de formulaires papier 1040, plus de 4 millions de formulaires 1040-X et des millions de déclarations commerciales papier.

Les retards dans le traitement de ces déclarations résultent du processus archaïque de collecte de données de l'IRS. La fonction de traitement des soumissions de l'IRS évoque aujourd'hui des images de ce à quoi ressemblait la transcription des données dans les années 1960 – avant l'ère de l'information. Les employés transcrivent manuellement toutes les déclarations de revenus papier. La transcription consiste à saisir chaque chiffre et chaque lettre de la déclaration. Pour une déclaration moyennement complexe, plusieurs centaines de chiffres devront peut-être être transcrits. Pour les déclarations plus longues comportant davantage de formulaires et d'annexes, le nombre de chiffres peut approcher ou dépasser 1,000 XNUMX chiffres.

En 2022, cela ne semble pas seulement fou. C'est fou.

La solution : mettre en œuvre une technologie de numérisation pour lire automatiquement les retours de papier

Heureusement, il existe deux types de technologie de numérisation qui permettraient à l’IRS de « lire automatiquement » les déclarations papier et de réduire le besoin de saisie manuelle des données. La technologie de numérisation accélérerait le traitement des déclarations, réduirait ou éliminerait considérablement les erreurs de transcription et permettrait à l'IRS de réaffecter les employés des tâches de saisie de données à d'autres postes, économisant ainsi des dizaines de millions de dollars en coûts de main-d'œuvre. Il existe actuellement deux principaux types de technologies de numérisation : (i) les codes-barres 2D et (ii) l'OCR.

Codes-barres 2D et 20 ans d'indécision de l'IRS

Lorsqu'un client achète un produit dans une épicerie ou une pharmacie, le produit est généralement marqué d'un code-barres qui peut être scanné à la caisse. De même, lorsqu'un contribuable prépare une déclaration de revenus à l'aide d'un logiciel de déclaration de revenus, les éditeurs de logiciels peuvent généralement placer un code-barres 2D sur la déclaration qui code les données de la déclaration sous une forme lisible par machine. L’IRS pourrait alors scanner le code-barres – comme le font le supermarché ou la pharmacie – et convertir les données en un formulaire numérique qui permettrait à l’IRS de traiter la déclaration comme une déclaration électronique.

La technologie des codes-barres 2D est bien établie. En 2002 – il y a vingt ans – nous avons signalé que 17 États utilisaient des codes-barres 2D pour les déclarations préparées avec un logiciel de déclaration de revenus mais déposées sur papier, et nous avons recommandé à l'IRS d'envisager de le faire également. À l’époque, l’IRS n’était pas d’accord avec notre recommandation d’incorporer des codes-barres 2D sur les formulaires 1040, affirmant que cela nuirait à l’objectif de transition des contribuables vers le dépôt électronique. Cependant, en 2003, l'IRS avait commencé à travailler avec des développeurs de logiciels de déclaration de revenus sur un projet 2D pour d'autres formulaires fiscaux, et l'IRS a mis en œuvre un code-barres 2D pour certains formulaires, notamment les annexes K-1.

En 2014, l'IRS a inversé sa position concernant les codes-barres 2D pour les formulaires 1040, demandant au Congrès de lui donner le pouvoir d'exiger que les contribuables qui préparent leurs déclarations avec un logiciel mais les déposent sur papier impriment leurs déclarations avec un code-barres 2D numérisable. En 2018, la version adoptée par la Chambre des représentants de la Taxpayer First Act contenait une disposition exigeant un code-barres 2D. À ce moment-là, l’IRS avait de nouveau changé de position. On nous a dit que l'IRS avait demandé que cette disposition soit supprimée de la législation afin de lui donner la flexibilité d'adopter des technologies de numérisation alternatives comme l'OCR. Le Congrès a supprimé cette disposition de la version finale de la loi Taxpayer First Act qui a été promulguée, mais l'IRS n'a toujours pas mis en œuvre aucun type de technologie de numérisation pour les formulaires 1040.

Ainsi, 20 ans après que plus d'un tiers des États utilisaient déjà le code-barres 2D, 18 ans après que le National Taxpayer Advocate l'ait initialement recommandé pour les formulaires 1040, 8 ans après que le Département du Trésor a demandé au Congrès de donner à l'IRS le pouvoir d'imposer le codage à barres 2D, et 4 ans Après que le Congrès a cherché à accorder cette autorité et que l’IRS a changé de position, le système tributario s’est retrouvé dans une crise qui n’existerait peut-être pas, du moins à ce degré, si un code-barres 2D ou une technologie similaire avait été mis en œuvre.

D'après l'analyse de TAS, 50 à 60 % des déclarations de revenus des particuliers soumises sur papier et traitées au cours des deux dernières années ont été préparées avec un logiciel de déclaration de revenus et n'auraient pas besoin d'être transcrites si des codes-barres 2D étaient ajoutés. Bien que l’IRS ait annoncé son intention de combler l’arriéré avant la fin de 2022, il n’est pas sûr qu’il sera en mesure de le faire. La mise en œuvre d’un code-barres 2D pour les déclarations papier déposées à partir de janvier 2023 servira de police d’assurance contre un arriéré persistant l’année prochaine en réduisant l’afflux de nouvelles déclarations papier nécessitant une transcription. Même si l'IRS parvient à combler son retard cette année, le codage à barres 2D réduira le temps et les coûts de traitement dans les années à venir, ce qui permettra à l'IRS de réaffecter les employés chargés du traitement des soumissions à d'autres tâches.

Technologie de reconnaissance optique de caractères

L'OCR est une technologie plus récente présentant différents avantages et inconvénients par rapport au code-barres 2D. Le principal avantage est qu’il peut être utilisé pour lire automatiquement tous déclarations papier, y compris les déclarations préparées à la main. Le principal inconvénient est qu’il est moins précis. Par exemple, un « 1 » et un « 7 » peuvent se ressembler, de sorte que l'OCR peut lire le chiffre de manière incorrecte. Cependant, la technologie OCR devrait toujours être plus précise que la transcription manuelle des données, car non seulement un employé aura la même difficulté à faire la distinction entre le « 1 » et le « 7 », mais il appuiera également de temps en temps sur la mauvaise touche par erreur. L'année dernière, les employés de l'IRS ont commis des erreurs de transcription sur environ 22 % des déclarations papier.

Lors de discussions avec les agences tributarios des États, nous avons appris que certains États utilisaient à la fois le codage à barres 2D et l'OCR. Lorsqu'une déclaration est préparée avec un logiciel et qu'un code-barres peut être appliqué, le code-barres offre une précision proche de 100 pour cent. Lorsqu'une déclaration n'est pas préparée avec un logiciel ou si un code-barres ne peut pas être lu (par exemple : lorsque la cartouche de toner d'un contribuable est faible ou que le code-barres est taché), l'OCR est utilisé et, malgré son niveau de précision légèrement inférieur, il réduit toujours le besoin de transcription manuelle des données et élimine les erreurs attribuables uniquement à une erreur humaine en appuyant sur la mauvaise touche.

Conclusion

L'IRS devrait être un leader en matière de pratiques informatiques de l'administration tributarioe, mais en raison d'une combinaison de limitations de financement et de défis de gestion au fil des années, il ne l'est pas. La saisie archaïque des données des déclarations de revenus sur papier est une étude de cas. Il y a vingt ans, au moins 17 États avaient automatisé cette tâche, mais l’IRS n’y est toujours pas parvenu.

Si la nécessité peut être mère d’invention, l’arriéré sans précédent de déclarations de revenus sur papier résultant de la pandémie de COVID-19 devrait inciter l’IRS à prendre des mesures immédiates pour automatiser le traitement des déclarations de revenus sur papier – non pas dans deux ou trois ans, mais en commençant par le prochain. saison des dépôts. Le paiement ponctuel des remboursements d’impôts pour des millions de contribuables en dépend.