Pour le plus de 40 formulaires qui ne peuvent pas être déposés par voie électronique, l'IRS autorise le dépôt papier de ces formulaires avec une signature électronique ou numérique via une politique temporaire jusqu'au 31 octobre 2023. Bien que l'IRS ne fasse aucune distinction entre les signatures électroniques et numériques, les contribuables qui choisissent de déposer sur papier devraient Examinez attentivement les différences entre ces types de signatures lorsque vous comptez sur un représentant autorisé ou un préparateur rémunéré pour déposer ces formulaires en leur nom. Les préparateurs rémunérés sont tenus par la loi de signer dans la zone réservée aux préparateurs rémunérés de la déclaration et de remettre au contribuable une copie de la déclaration.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Une signature numérique est une identification numérique basée sur un certificat qui permet au signataire de crypter un document signé, validant ainsi l'authenticité de la signature et interdisant toute modification ultérieure une fois le document signé. Les signatures numériques protègent les contribuables contre les modifications apportées après l'approbation d'un formulaire.

Quels avantages offrent les signatures numériques ?

Les signatures numériques utilisent un certificat numérique intégré au document et bloquent le document contre toute modification ultérieure. Cela crée un historique fiable des documents pour la vérification de l'authenticité et offre une protection contre la manipulation ou la falsification par le préparateur après qu'un contribuable a signé un formulaire. Les signatures numériques peuvent également être appliquées sans avoir à imprimer et numériser à nouveau le document.

Comment appliquer une signature numérique

La création d'une signature numérique nécessite un logiciel dédié, mais il en existe de nombreux types disponibles gratuitement. L'obtention d'un certificat numérique unique pour signer des documents nécessite de vérifier l'identité du signataire. Ce processus peut varier en fonction de l'émetteur du certificat numérique et peut nécessiter une validation unique d'une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement. Le logiciel peut également nécessiter la création d'un code PIN que l'utilisateur doit saisir chaque fois qu'une signature numérique est appliquée à un document.

Qu'est-ce qu'une signature électronique?

Une signature électronique, quant à elle, est une image d’une signature dactylographiée ou numérisée. Avec des signatures électroniques ou à l'encre, un préparateur de déclarations de revenus peu scrupuleux pourrait modifier le formulaire pour ajuster les entrées ou diriger un remboursement d'impôt vers un compte bancaire contrôlé par le préparateur sans scrupules.

Une signature électronique peut prendre plusieurs formes. Selon les États-Unis Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national, une signature électronique est définie au sens large comme un « son, symbole ou processus électronique attaché ou associé à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne dans l'intention de signer un document ». En termes simples, une signature électronique indique l'intention de ratifier un document. Le L'IRS accepte une grande variété de signatures électroniques sous différents formats dont :

1. Un nom tapé sur un bloc de signature ;
2. Une image numérisée ou numérisée d'une signature manuscrite attachée à un enregistrement électronique ;
3. Une signature manuscrite saisie sur un bloc de signature électronique ;
4. Une signature manuscrite, une marque ou une saisie de commande sur un écran d'affichage avec un stylet ; ou
5. Une signature créée par un logiciel tiers.

De plus, l'IRS accepte les images de signatures numérisées ou photographiées qui peuvent être soumises dans divers formats de fichiers pris en charge par Microsoft 365. Les signatures électroniques peuvent être saisies, numérisées et même tamponnées numériquement sur des formulaires électroniques par des ordinateurs ou même des appareils mobiles. Cependant, les signatures électroniques peuvent également être facilement falsifiées, car elles peuvent être numérisées et photographiées. En outre, les documents signés avec une image électronique peuvent également être falsifiés après qu'un contribuable a approuvé le formulaire avec une signature électronique. C'est là qu'une signature numérique ajoute une sécurité supplémentaire pour les contribuables.

Une signature numérique est plus sécurisée que les autres signatures électroniques

Diverses plates-formes de traitement de documents, telles que Microsoft Word, Adobe et DocuSign, offrent une technologie de signature numérique à leurs utilisateurs. Les formulaires fiscaux peuvent être ouverts sur ces plateformes pour saisir une signature numérique. Même si du point de vue du signataire, la mise en œuvre de cette technologie peut sembler différente selon les plateformes, ce qui reste constant est que la signature numérique fournit une couche de sécurité supplémentaire à un document et crée une piste d'audit numérique. Les signatures numériques peuvent également faciliter des échanges de documents plus sécurisés entre les contribuables et ceux qui soumettent leurs formulaires à l'IRS.

TAS continue de plaider en faveur l'extension des signatures électroniques à tous les documents qui nécessitent une signature et ne peuvent pas être déposés par voie électronique, offrant aux contribuables la liberté d'interagir à distance avec leurs préparateurs de déclarations de revenus si telle est leur méthode préférée. L'IRS continue d'explorer diverses options pour étendre les options de signature électronique, mais reste déterminé à équilibrer la sécurité et la protection contre le vol d'identité et la fraude. Dans mon rapport annuel au Congrès, J'ai plaidé pour que l'IRS développe et mette en œuvre des outils de signature électronique améliorés non seulement pour répondre aux normes de sécurité de l’industrie, mais également pour offrir aux contribuables un service plus accessible et plus sécurisé. Avec cette recommandation, nous espérons que l’IRS élargira les possibilités offertes aux contribuables d’utiliser des services de signature numérique plus sécurisés.