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Objectif 22 de l'exercice 4 : Améliorer les processus et la technologie TAS pour améliorer le service aux contribuables

Objectifs organisationnels

1
1.

Collaborez avec l'IRS pour donner la priorité à la livraison des avis numériques en fonction des besoins des contribuables.

Statut: Fermé
Date de livraison 12/31/2021

Mise à jour trimestrielle :
1er trimestre:
Le Taxpayer Advocate Service s'est associé à l'IRS pour donner la priorité à la livraison des avis numériques en fonction des besoins des contribuables en collaborant avec l'IRS sur son calendrier pour le moment où tous les avis émis par l'IRS seront visibles dans les comptes en ligne et les comptes en ligne Tax Pro et a identifié des fonctionnalités supplémentaires pour en ligne. Comptes. En outre, nous avons examiné et commenté les offres de services en ligne non IRS disponibles pour les praticiens et avons travaillé avec l'IRS dans le développement du compte en ligne Tax Pro. Grâce à notre collaboration avec l'IRS, nous avons trouvé des moyens d'intégrer les différents services en ligne dans une plateforme transparente. Toutes les activités prévues pour cet objectif ont été réalisées. 

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2.

Collaborer avec l'IRS pour assurer l'amélioration continue du service téléphonique et en personne de l'IRS.

Statut: Ouvert
Date de livraison À déterminer

Mise à jour trimestrielle :
4ème quart-temps :
TAS continuera de collaborer avec les bureaux Taxpayer Experience et IRS NEXT au cours de l’exercice 2023 pour mener à bien toutes les actions prévues.

3ème quart-temps : Le Taxpayer Advocate Service (TAS) continuera de collaborer avec l'IRS pour finaliser les stratégies du Taxpayer First Act (TFA) et les aider à mettre en œuvre des changements visant à améliorer le service client et l'expérience du contribuable. En outre, TAS collaborera avec les bureaux Taxpayer Experience et IRS NEXT pour les aider à développer leur service client, leur formation, leurs technologies de l'information et leurs efforts de réorganisation afin de garantir que certains besoins des contribuables et la protection de leurs droits soient pris en compte pour tous les changements. En outre, TAS prévoit de développer ces sujets en tant que problèmes potentiels les plus graves dans le rapport annuel 2022 au Congrès.

2ème trimestre : Les dirigeants du Taxpayer Advocate Service (TAS) se sont réunis mensuellement avec les dirigeants de la division Return Integrity and Compliance Service (RICS) de l'IRS concernant l'Initiative du Sommet sur la sécurité et ont discuté et collaboré sur les questions émergentes soulevées par les participants au Sommet sur la sécurité. Nous participons également au groupe de travail bimensuel sur la communication et la sensibilisation des contribuables au Sommet sur la sécurité. En outre, la recommandation du National Taxpayer Advocate (NTA), incluse dans le rapport annuel au Congrès (ARC) sur le problème le plus sérieux (MSP) « Les outils de communication numérique sont trop limités, ce qui rend la communication avec l'IRS inutilement difficile » discute de l'urgence d'accélérer le mise en œuvre et expansion des communications numériques pour aider les contribuables et leurs représentants à recevoir l'aide dont ils ont besoin en améliorant les canaux numériques pour tous les contribuables et représentants qui choisissent de les utiliser pour leurs interactions avec l'IRS, afin de générer du trafic et du libre-service depuis les téléphones vers des communications numériques efficaces . Enfin, l’IRS s’est engagé à planifier un niveau de service de 85 % à partir de l’exercice 2023, sur la base de l’évolution des attentes budgétaires et du plaidoyer continu en faveur des efforts locaux de la NTA et de la TAS.

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a collaboré avec l'IRS pour les aider à s'assurer qu'ils continuent d'améliorer leur service téléphonique et en personne grâce à des efforts conjoints, un plaidoyer direct et l'inclusion dans le rapport annuel au Congrès (ARC) le plus sérieux. Problem (MSP), « Les contribuables font face à des défis importants pour atteindre les représentants de l'IRS en raison de déficiences de longue date et de complications liées à la pandémie » ainsi que les blogs du National Taxpayer Advocate (NTA). En outre, les dirigeants de TAS se réunissent au moins une fois par mois avec la division Salaires et Investissements (W&I) de l'IRS pour discuter et collaborer sur le service client émergent. En outre, nos dirigeants se réunissent mensuellement avec les Appels pour les inciter à étendre leur empreinte géographique et à offrir aux contribuables la possibilité de reporter les conférences jusqu'à ce que les réunions puissent se dérouler en toute sécurité.

TAS a collaboré avec l'IRS pour aider à développer et finaliser les stratégies du Taxpayer First Act (TFA). Nous avons supervisé les employés de TAS travaillant au sein de six sous-équipes de stratégie de formation du Bureau du capital humain de l'IRS (HCO) du TFA : normes de l'académie, technologie d'apprentissage, cycle de vie du développement des employés, structure de gouvernance de l'organisation d'apprentissage, formation universelle et équipes de l'université de l'IRS. Les équipes suivantes ont été dissoutes avec peu ou pas d'explications de la part de HCO avant la fin de l'exercice 2021 : normes de l'académie, technologie d'apprentissage, cycle de vie du développement des employés et structure de gouvernance de l'organisation d'apprentissage. Au cours du premier trimestre, l'équipe de formation universelle a achevé le développement et la prestation d'une formation obligatoire sur les droits des contribuables pour tous les employés de l'IRS. Les employés de TAS ont fourni leur expertise en la matière à la fois pour la Charte des droits du contribuable (TBOR) et pour le développement de produits de formation. À la fin du premier trimestre, plus de 35 pour cent de tous les employés de l'IRS avaient suivi la formation sur les droits des contribuables.

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3.

Élargir l'utilisation par TAS des outils numériques pour interagir avec les contribuables, les praticiens et les bureaux du Congrès.

Statut: Ouvert
Date de livraison À déterminer

Mise à jour trimestrielle :
4ème quart-temps :
Les travaux sur cet objectif se poursuivront au cours de l'exercice 2023 en évaluant si une expansion et des améliorations supplémentaires de l'outil de téléchargement de documentation au-delà du déploiement initial sont possibles et bénéfiques, en collaborant au sein du bureau Enterprise Case Management (ECM) pour moderniser les capacités du système à l'aide de processus « d'accompagnement » , et travailler avec l'IRS pour étendre les canaux de communication numérique avec les contribuables. De plus, la demande de financement pour le conseiller en matière d'état des dossiers a été avancée au prochain tour de sélection. TAS a soumis la demande complète de priorisation du financement avant la date limite de l'Entreprise.

3ème quart-temps : Le Taxpayer Advocate Service (TAS) crée un processus de publipostage pour générer et envoyer des lettres demandant aux contribuables de fournir les copies nécessaires des déclarations au TAS via l'outil de téléchargement de documents (DUT) et la direction évalue l'utilisation actuelle du DUT et l'expansion possible de le DUT vers d’autres cas TAS. De plus, la fonction de modernisation des activités (BM) de TAS a permis à nos utilisateurs d'accéder au portail administratif du DUT et a organisé des mini-séances de formation/démonstrations pour les employés sur l'utilisation du portail DUT pour récupérer les documents soumis par le personnel du bureau du Congrès.

Les changements dans le financement et la direction du projet Enterprise Case Management (ECM) ont retardé les décisions concernant l'ajout de nouveaux travaux à l'arriéré prioritaire. TAS reste prêt à engager ECM sur tout travail susceptible d'améliorer la gestion des dossiers et de commencer la transition des systèmes du Taxpayer Advocate Service (TAS). En outre, TAS a continué à travailler pour étendre les canaux de communication numériques avec les contribuables via l’équipe Chat. L'équipe a complété le contenu de l'aide guidée initiale, en fournissant des articles de connaissances sur sept sujets couramment demandés par les contribuables.

2ème trimestre : Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a suivi une formation pour nos bureaux concernant l'utilisation de l'outil de téléchargement numérique (DUT) dans le traitement des dossiers du Congrès et, séparément, nous développons une lettre de publipostage qui demandera aux contribuables de fournir les copies nécessaires des déclarations au TAS via le DUT. En outre, nos dirigeants ont été informés des résultats de l'équipe avancée de plaidoyer en cas de cas et les dirigeants de l'Enterprise Case Management (ECM) évalueront si le plaidoyer en cas de cas doit être ajouté à l'arriéré des prochains efforts. Enfin, TAS a lancé un projet visant à adopter la technologie Chat et à la déployer dans d'autres opérations de service client de l'IRS. Les services de chat peuvent fournir un accès plus intuitif aux informations sans le temps d'attente nécessaire pour joindre un représentant téléphonique. 

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a élargi l'utilisation et la disponibilité de plusieurs outils numériques auprès de nos employés afin qu'ils puissent mieux interagir avec les contribuables, les praticiens et les bureaux du Congrès. Ceux-ci incluent le test et l'expansion de l'outil de téléchargement de documents (DUT) dans notre bureau de Hartford, CT. Le déploiement dans d'autres zones se poursuivra tout au long du premier trimestre. En outre, l'Enterprise Case Management (ECM) de l'IRS a mené une analyse en équipe des besoins et des opportunités en matière de plaidoyer pour les cas, avec des représentants du personnel de TAS et du personnel Wage and Investment (W&I) impliqués dans le traitement des appels, la prise en charge des cas et la gestion des cas. En outre, TAS a surveillé les progrès de l'ECM sur les composants des références externes susceptibles d'être réutilisés dans un TAS. De plus, nous continuons de surveiller la mise en œuvre de la communication numérique avec les contribuables (TDC) dans l’ensemble de TAS.

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4.

Identifier les gains d'efficacité dans les processus de traitement des dossiers, notamment en demandant l'expansion de nos pouvoirs délégués et en établissant un partenariat avec Enterprise Case Management (ECM) pour moderniser les processus.

Statut: Ouvert
Date de livraison À déterminer

Mise à jour trimestrielle :
4ème quart-temps :
La direction de TAS a approuvé trois améliorations identifiées par l'équipe Lean Six Sigma. La mise en œuvre des améliorations débutera au cours de l’exercice 2023. En outre, TAS a achevé les négociations et est parvenue à un accord avec W&I sur le SLA mis à jour. En outre, la stratégie d'évaluation et de gestion des risques a été approuvée par la direction et sa mise en œuvre est prévue pour l'exercice 2023.

Au cours de l'exercice 2023, nous continuerons d'identifier et de traiter l'impact de la pandémie sur nos processus de travail, y compris les reçus de dossiers de l'IRS, notamment en explorant de nouvelles façons de gérer l'inventaire de notre système de gestion de compte (AMS). En outre, nous continuerons de suivre les progrès d'un changement de programmation de l'outil d'action intégré pour calculer la date d'expiration du statut de recouvrement (CSED) et corriger les comptes erronés, en identifiant des pouvoirs délégués supplémentaires pour une utilisation régulière par le Taxpayer Advocate Service (TAS) pour améliorer le service aux contribuables. et l'élaboration de notre stratégie d'admission.

3ème quart-temps : Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a continué d'identifier les gains d'efficacité à partir de l'évaluation Lean Six Sigma et le directeur exécutif, Case Advocacy (EDCA) a partagé une proposition recommandant trois améliorations supplémentaires au leadership pour examen et examen. En outre, TAS continue d'améliorer le processus de demande d'assistance opérationnelle (OAR) grâce à des discussions lors des futures négociations d'accords de niveau de service (SLA) avec l'IRS. Enfin, TAS a rédigé une stratégie d'évaluation et de gestion des risques comprenant un document d'information destiné aux dirigeants, un processus d'évaluation des risques et des formulaires d'évaluation des risques.

2ème trimestre : L'équipe Lean Six Sigma a identifié trente-deux améliorations dans le traitement des dossiers et, à ce jour, cinq des améliorations recommandées ont été adoptées par le Taxpayer Advocate Service (TAS) et les 27 autres sont à l'étude pour leur mise en œuvre. Nous avons également partagé une proposition recommandant trois améliorations supplémentaires, qui est en cours d'examen par la direction. Les progrès ont ralenti en ce qui concerne les changements liés aux technologies d'automatisation intégrées (IAT) en raison de problèmes budgétaires, les travaux ont été temporairement suspendus ; cependant, toutes les exigences ont été documentées.

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) identifie continuellement les gains d'efficacité dans les processus de traitement des dossiers, notamment en demandant l'expansion de nos pouvoirs délégués et en s'associant à Enterprise Case Management (ECM) pour moderniser nos processus. Nous travaillons en partenariat avec l'équipe Lean Six Sigma (LSS) pour cartographier les étapes de notre processus de cas et identifier les gains d'efficacité que nous devrions mettre en œuvre en fonction des résultats de LSS. En outre, nous analysons notre inventaire pour identifier les tendances et les problèmes dans les cas de vérification des salaires avant remboursement (PRVWH) et surveillons notre inventaire de cas PRVWH pour détecter tout impact négatif de la COVID-19.

De plus, nous mettons en œuvre plusieurs activités pour nous aider à améliorer nos processus, notamment : identifier et traiter l'impact de la pandémie sur nos processus de travail, améliorer le processus de demande d'assistance opérationnelle (OAR) en centralisant les soumissions d'OAR au sein des divisions opérationnelles commerciales (BOD) pour réduire le nombre d'OAR mal acheminés, suivre les progrès d'un outil d'action intégré changement de programmation pour calculer correctement la date d'expiration du statut de recouvrement (CSED) et corriger les comptes erronés, recommander une stratégie et un plan de gestion des risques et identifier les pouvoirs délégués nécessaires pour une utilisation régulière par les employés.

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5.

Mettre à jour les accords de niveau de service (SLA) existants.

Statut: Ouvert
Date de livraison À déterminer

Mise à jour trimestrielle :
4ème quart-temps :
TAS continuera de travailler avec les divisions opérationnelles commerciales (BOD) et les fonctions pour finaliser une nouvelle section du Manuel des recettes internes (IRM) décrivant le processus de négociation des accords de niveau de service (SLA) et le processus au cours de l'exercice 2023.

3ème quart-temps : ​Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a publié de nouvelles sections du Manuel des recettes internes (IRM) de l'accord de niveau de service (SLA) avec les salaires et investissements (W&I) de l'IRS, les enquêtes criminelles (CI), les exonérations d'impôt, les entités gouvernementales (TEGE) et le Fonctions du directeur financier (CFO). Nous avons également finalisé les négociations SLA avec W&I au cours du troisième trimestre.

2ème trimestre : ​Le nouvel accord de niveau de service (SLA) Internal Revenue Manual (IRM) est actuellement en cours de processus d'autorisation externe et le Taxpayer Advocate Service (TAS) a des discussions/négociations en cours avec les différentes divisions opérationnelles (OD).

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) continue de mettre à jour nos accords de niveau de service (SLA). TAS collabore avec les divisions opérationnelles commerciales (BOD) et les fonctions de l'IRS pour reproduire et finaliser les accords de niveau de service (SLA) existants dans des sections uniques de l'Internal Revenue Manual (IRM). Le nouveau SLA IRM est en cours de processus d’autorisation externe.

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6.

Poursuivre notre travail avec l'IRS sur la mise en œuvre du processus de recouvrement des indemnités de chômage et garantir que la reprise soit achevée au cours de l'exercice 2022.

Statut: Fermé
Date de livraison 03/31/2022

Mise à jour trimestrielle :
2ème trimestre :
L’IRS n’a pas prévu d’analyses de données de récupération systémique supplémentaires pour ajuster l’indemnisation du chômage au cours de l’exercice 2022. Toutes les activités prévues pour cet objectif ont été achevées.

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a continué à travailler avec l’IRS pour mettre en œuvre le processus de recouvrement des indemnités de chômage. Nous avons surveillé le processus de récupération systémique des défauts de programmation ou de procédure, plaidé en faveur d'une formation continue pour les contribuables qui ont déposé (ou doivent produire) une déclaration modifiée pour des crédits, déductions ou revenus supplémentaires, et surveillé les effets en aval sur d'autres programmes IRS liés au exclusion de l'indemnisation du chômage

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7.

Travailler avec l'IRS pour améliorer la sensibilisation et développer une approche ciblée pour les contribuables pour qui les offres de compromis (OIC) peuvent être une option viable.

Statut: Fermé
Date de livraison 09/30/2022

Mise à jour trimestrielle :
4ème quart-temps :
L'offre de compromis est désormais un projet pilote approuvé qui sera mené conjointement par l'IRS et la TAS. L'activité a soutenu l'objectif de travailler avec l'IRS pour voir si les recettes de l'OCI peuvent être augmentées. Activité clôturée le 9/30/2022.

3ème quart-temps : La division IRS Small Business/Self Employed (SBSE) a accepté de défendre l'offre dans le cadre d'un projet pilote de compromis et elle a été approuvée par le Correspondence Leadership Council.

2ème trimestre : Un groupe cible potentiel de contribuables et une méthode de livraison ont été identifiés pour le projet pilote d'offre de compromis (OCI). Ceux-ci ont été présentés aux politiques de l'OCI pour déterminer s'ils défendront et participeront au projet pilote. Nous avancerons une fois que nous aurons reçu la réponse de l’IRS.

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) continue de collaborer avec l'IRS pour améliorer la sensibilisation et développer une approche ciblée pour les contribuables où les offres de compromis (OIC) sont une option pour résoudre leurs problèmes fiscaux. Nous avons examiné les programmes de test que l'IRS utilise pour augmenter les recettes des OIC, mené des recherches pour identifier les groupes de contribuables qui semblent être candidats aux OIC, et développé et surveillé les efforts de sensibilisation conjointement avec l'IRS. De plus, TAS a lancé un projet proposant un examen et un accord par la direction de TAS pour présenter la politique de l'OCI et envisager un projet pilote de champion de TAS si l'IRS refuse de le défendre.

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8.

Travailler avec l'IRS pour identifier les retards et proposer des recommandations pour améliorer le paiement en temps opportun des allocations provisoires.

Statut: Fermé
Date de livraison 3/31/2022

Mise à jour trimestrielle :
2ème trimestre :
TAS a établi un projet de collecte d'informations (IGP) pour traiter les éléments du rapport sur les objectifs 2022 au Congrès et de la recommandation du rapport annuel au Congrès (ARC) 2021 sur les problèmes les plus sérieux (MSP) appelant l'IRS à : « Fournir des rapports hebdomadaires sur la saison de dépôt sur l'IRS. gouvernement sur l'état des délais de traitement des déclarations afin que les contribuables sachent à quoi s'attendre lorsqu'ils produisent leurs déclarations » et de « mettre en œuvre le traitement électronique des déclarations modifiées pour éliminer les retards causés par le traitement papier traditionnel ». Toutes les activités prévues pour cet objectif ont été réalisées.

1er trimestre:

Le Taxpayer Advocate Service (TAS) prévoit de mettre en place un projet de collecte d'informations (IGP) pour évaluer l'adéquation des systèmes IRS rendant compte de l'état des demandes de remboursement des contribuables et des retards prévus. TAS a collaboré avec l'IRS pour identifier les problèmes provoquant des retards, accélérer l'allègement des contribuables, proposer des recommandations et collaborer à l'amélioration des paiements en temps opportun, notamment en surveillant les niveaux de stocks pour le formulaire 1045, demande de remboursement provisoire, pour les particuliers et le formulaire 1139, demande de remboursement provisoire de la société. pour les entreprises. De plus, TAS a préconisé une ligne de fax dédiée ou d'autres moyens de livraison pour accélérer le traitement des formulaires papier, a recommandé à l'IRS d'affecter une unité d'employés spécifique pour traiter les formulaires et a développé une stratégie de communication pour garantir que l'IRS soit transparent et informe les contribuables du statut. de leur demande de remboursement et des délais anticipés.

De plus, nous avons publié le rapport annuel 2021 au Congrès (ARC) sur le problème le plus sérieux (MSP) « Les obstacles au dépôt électronique augmentent le fardeau des contribuables, provoquent des retards de traitement et gaspillent les ressources de l'IRS », dans lequel le National Taxpayer Advocate (NTA) recommande à l'IRS d'investir dans 2 Technologie de code à barres -D et logiciel amélioré de reconnaissance optique de caractères pour accélérer et optimiser le traitement des déclarations de revenus et des formulaires papier. Enfin, nous avons surveillé les cas de demandes de report en arrière/en avant (pertes nettes d'exploitation (NOL) et formulaires 1045 et 1139) datant de plus de 45 jours ; et évalué l'effet d'autres problèmes sur le traitement en temps opportun des demandes d'indemnisation. En outre, TAS a lancé un projet visant à identifier les retards dans le paiement en temps opportun des remboursements provisoires.

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9.

Recherchez l’efficacité de la nouvelle pratique de divulgation volontaire (PDV) et recommandez des améliorations le cas échéant.

Statut: Fermé
Date de livraison 03/31/2022

2ème trimestre : L'IRS a publié un communiqué de presse le 15 février 2022 (Internal Revenue (IR) 2022-33) annonçant la révision du formulaire 14457, Voluntary Disclosure Practice Preclearance Request and Application, ainsi que des améliorations répondant à de nombreuses préoccupations des praticiens. Ces changements devraient améliorer le traitement du précontrôle. En outre, l'outil de téléchargement numérique (DUT) permettra aux contribuables de soumettre plus facilement le formulaire 14457 et d'accepter les signatures numériques. Toutes les activités prévues pour cet objectif ont été réalisées.

1er trimestre: Le Taxpayer Advocate Service (TAS) a étudié l’efficacité de la nouvelle pratique de divulgation volontaire (VDP) et a élaboré des recommandations pour améliorer le processus. Nous avons maintenu un projet de collecte d'informations (IGP) pour surveiller les problèmes liés à la fin du programme de divulgation volontaire offshore (OVDP) en 2018 et aux changements apportés en novembre 2020 aux procédures de soumission des déclarations internationales de renseignements en souffrance (DIIRSP). Bien que nous n'ayons pas encore identifié de problèmes spécifiques au programme ou au processus de précontrôle, et que la plupart des cas de TAS dans le VDP semblent être dus aux retards généraux de traitement de l'IRS attribuables à la pandémie de COVID-19, nous continuons d'analyser les données des comptes VDP ouverts. par la division des examens de l'IRS depuis septembre 2018 et le faible pourcentage dont TAS a un cas.