RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS n'est pas d'accord avec la recommandation du TAS d'évaluer la nécessité globale de rejeter une « déclaration de revenus imparfaite » déposée par voie électronique et de déterminer la faisabilité d'accepter la déclaration de revenus imparfaite lors de son dépôt et de la diriger vers un flux de traitement pour un examen plus approfondi.

Les règles commerciales du système de fichiers électroniques rejettent les déclarations frauduleuses ou en double. Les cinq principales règles mentionnées dans la figure 2.8.2 du rapport annuel du National Taxpayer Advocate au Congrès font partie du Security Summit, une collaboration entre l'IRS et les membres des industries privées, les États et les institutions financières, pour atténuer la fraude. protéger les contribuables. De plus, l'IRS travaille avec des partenaires externes pour les informer sur les principaux codes de rejet d'erreur lors de divers appels de l'industrie.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Nous reconnaissons que bon nombre des règles commerciales les plus fréquemment enfreintes rejettent les retours frauduleux et en double. Cependant, l’IRS devrait évaluer les règles commerciales qui aboutissent finalement à ce qu’un nombre important de contribuables produisent sur papier leurs déclarations rejetées. Dans de tels cas, l’IRS n’est pas dans une meilleure position qu’il ne l’aurait été en acceptant les déclarations douteuses déposées par voie électronique et en les dirigeant vers un flux de traitement pour un examen plus approfondi. Nous encourageons l'IRS à discuter de cette question avec les différents membres du Sommet sur la sécurité afin de déterminer une solution qui réduirait le dépôt sur papier des déclarations rejetées tout en prévenant le vol d'identité et la fraude.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​L'IRS est d'accord avec la recommandation du TAS de travailler en étroite collaboration avec l'industrie des logiciels de préparation de déclarations de revenus pour garantir que le logiciel offre aux contribuables et aux préparateurs l'opportunité initiale nécessaire de corriger toute erreur potentielle avant le dépôt électronique qui entraînerait actuellement un rejet de fichier électronique. . L'IRS a mis en œuvre cette recommandation, en utilisant plusieurs canaux de communication avec des partenaires externes.

Au cours de ces collaborations, nous fournissons des mises à jour, notamment les principaux codes de rejet d'erreurs, les initiatives législatives et les mises à jour de la plateforme Modernized e-File (MeF). Au début de la saison des dépôts, divers appels à l'industrie ont lieu plusieurs fois par semaine. Pour le reste de la saison de dépôt, la fréquence des appels continue à être hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, puis trimestrielle après la saison de dépôt. De plus, les modifications législatives affectant les logiciels de dépôt électronique sont communiquées par des alertes rapides pour informer les partenaires des problèmes techniques, de l'état du programme MeF et de la disponibilité des schémas/règles métier via la boîte aux lettres Secure Object Repository.

Cette recommandation a déjà été mise en œuvre.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Des communications étroites entre l'IRS et l'industrie des logiciels de préparation de déclarations de revenus sont essentielles pour minimiser l'apparition de rejets de fichiers électroniques. Les contribuables et les préparateurs de déclarations de revenus sont les mieux placés pour éviter les rejets de fichiers électroniques s'ils reçoivent les informations nécessaires directement du logiciel de préparation de déclarations de revenus pour résoudre tout problème potentiel avant ou pendant le processus de dépôt électronique.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​L'IRS est d'accord avec la recommandation du TAS de rencontrer des représentants de l'industrie des logiciels de préparation de déclarations de revenus afin de déterminer comment minimiser la production papier des déclarations de revenus préparées par logiciel et comprenant des pièces jointes. L'IRS a mis en œuvre cette recommandation.

Le fichier électronique modernisé permet aux déclarants de joindre à la déclaration de revenus certains formulaires et documents IRS tels que des déclarations et des évaluations, qui ne peuvent pas être soumis au format XML (Extensible Markup Language), sous forme de fichier de document portable (PDF) ou de fichiers binaires. De plus, l'IRS travaille avec des partenaires externes pour les sensibiliser à l'importance d'accepter les fichiers PDF ou binaires pour les déclarations électroniques lors de divers appels de l'industrie.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Il est encourageant de constater que l'IRS s'est engagé à travailler avec des partenaires externes sur l'importance d'accepter les pièces jointes pour les fichiers électroniques. Les contribuables et les préparateurs qui préfèrent déposer leurs déclarations par voie électronique ne devraient pas être empêchés de le faire simplement parce que leurs déclarations incluent un formulaire IRS requis ou une pièce jointe qui n'est pas pris en charge par l'IRS MeF.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​L'IRS n'est pas d'accord avec la recommandation de rencontrer des représentants de l'industrie des logiciels de préparation de déclarations de revenus pour déterminer comment minimiser la production papier des déclarations préparées par logiciel en remplaçant certains champs préremplis.

Certains produits logiciels sont conçus pour pré-remplir les champs afin d'empêcher l'utilisateur de modifier les entrées. Par exemple, un logiciel pourrait empêcher que la déclaration du contribuable soit rejetée en raison d'une valeur incorrecte.

L'IRS fournit aux développeurs de logiciels des schémas et des règles métier à mettre en œuvre. Les éditeurs de logiciels peuvent fournir des commentaires à l'IRS via divers canaux de communication. Les problèmes identifiés sont discutés lors de diverses réunions de groupes de travail externes avec les fournisseurs de logiciels.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Nous reconnaissons que de nombreux champs pré-remplis sont conçus pour empêcher l'utilisateur de saisir une valeur incorrecte. C'est certainement le cas pour les champs pré-remplis qui calculent ou reportent des nombres. Toutefois, dans d’autres types de champs, les contribuables et les préparateurs bien informés devraient avoir la possibilité de remplacer un champ prérempli, après avoir reçu suffisamment d’avertissements du logiciel, s’ils ont confiance dans l’exactitude du remplacement.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​IRS n’accepte pas de mettre en œuvre la recommandation du TAS. Une étude approfondie des déclarants sur papier est possible, mais pourrait ne pas être une entreprise fructueuse si l’on compare les avantages potentiels aux ressources nécessaires à l’étude. Ceux qui choisissent de déposer sur papier constituent un petit groupe et n’ont pas répondu aux invitations passées à participer à la recherche. De plus, la répartition par données démographiques de ce groupe augmente la taille de l'échantillon nécessaire à la recherche et augmente les ressources nécessaires au service pour soutenir le projet. La probabilité de trouver des raisons de dépôt sur papier qui se prêtent aux campagnes de sensibilisation de l'IRS n'est peut-être pas suffisamment élevée pour justifier l'effort de recherche.

Le récent rapport MITRE « Comprendre la motivation des contribuables pour la sélection de la méthode de dépôt afin d'améliorer le service client » (rapport MITRE) a souligné la difficulté d'atteindre ceux qui produisent une déclaration papier et d'obtenir leur participation aux enquêtes. Les mêmes raisons qui poussent à choisir de déposer sur papier, comme le manque d’accès à la technologie ou la résistance à partager des informations en ligne, rendent également la conduite de recherches plus difficile.

La deuxième partie de la recommandation suppose que les déclarants migreraient vers le fichier électronique s'ils recevaient les informations pertinentes à leurs préoccupations. Cependant, la première partie de la recommandation tente d'établir la possibilité pour les contribuables de passer au fichier électronique lorsqu'ils sont informés de ses avantages. La disponibilité du dossier électronique est bien établie et les recherches actuelles suggèrent la possibilité que la population qui choisit encore de déposer sur papier ne soit pas intéressée à changer de méthode.

Le récent rapport MITRE est basé sur une enquête menée par MITRE auprès des déclarants de déclarations de revenus fédérales pour améliorer la compréhension de la manière dont les contribuables envisagent et prennent leur décision concernant la préparation et la production. Bien que cette recherche recoupe la recommandation du TAS, l’étude MITRE a couvert la population plus large de tous les déclarants. L'échantillon comprenait 84 déclarants papier sur un total de 1,282 XNUMX répondants, dont la plupart ont déclaré avoir déposé sur papier après que l'IRS a rejeté leur déclaration électronique. Le nombre limité de répondants ayant déposé leurs déclarations sur papier incite à la prudence quant à la généralisation de leurs réponses à l'ensemble de la population des déclarants sur papier. Le faible nombre de ces répondants souligne également la difficulté d'atteindre cette population avec une enquête en ligne suite à une invitation postale, qui est une méthode typique de collecte de données auprès d'un large échantillon représentatif de tous les déclarants papier.

L'enquête MITRE a révélé que les contribuables ont besoin d'être motivés pour modifier leur méthode de préparation et/ou de déclaration. Une fois que les contribuables ont trouvé une méthode qui leur convient, il est peu probable qu’ils changent sans une motivation significative. L'enquête MITRE a révélé que 60 % de tous les répondants déclarent avoir conservé la même méthode de dépôt depuis au moins 10 ans. Parmi tous les déclarants papier de l’échantillon, tant ceux qui ont choisi de produire sur papier que ceux qui ont été contraints d’utiliser du papier en raison d’une déclaration électronique rejetée, 17 pour cent ont déclaré qu’ils utiliseraient toujours leur méthode actuelle et ne changeraient pas. De plus, un peu moins du tiers des répondants qui ont déposé leurs déclarations sur papier l'ont toujours fait. Cette recherche et d’autres de l’IRS suggèrent qu’il n’y a peut-être aucune incitation viable que l’IRS pourrait introduire pour déplacer les déclarants papier vers le dépôt électronique.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Nous reconnaissons la difficulté de joindre les contribuables qui produisent leur déclaration sur papier. Cependant, nous ne sommes pas d'accord avec les raisons avancées par l'IRS pour ne pas mener les recherches recommandées. L'enquête en ligne de MITRE Corporation a porté sur 84 déclarants papier, et 17 pour cent des déclarants papier ont indiqué qu'ils ne changeraient pas de méthode de dépôt. Pour atteindre cette population, l’IRS devrait envisager de concevoir la recherche de manière à ce qu’elle ne repose pas uniquement sur des enquêtes en ligne. Par exemple, il pourrait mener une enquête postale ou téléphonique ou des entretiens de groupe (pour obtenir des informations plus approfondies non représentatives du public cible).

Alternativement, si mener des recherches auprès de la population qui déclare sur papier est prohibitif, l'IRS peut fournir une sensibilisation et une éducation ciblées pour répondre aux préoccupations soulevées par cette population dans des études menées précédemment. Par exemple, comme indiqué dans la section Problème le plus grave, les études de l'IRS menées en 2010, 2015 et 2020 ont systématiquement révélé que la sécurité et la confusion étaient les principales préoccupations qui empêchaient les contribuables et les préparateurs de déposer leurs déclarations par voie électronique. L'IRS peut mener une campagne de sensibilisation pour dissiper ces principales préoccupations.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS est en train de constituer un comité consultatif qui comprendra des membres du Council of Electronic Revenue Communication Advancement (CERCA) et de la National Association of Computerized Tax Processors (NACTP). Le NACTP réglemente les normes de conception de formulaires de l'industrie qui sont convenues par les membres de l'industrie et suivies de bonne foi, bien qu'elles ne soient pas appliquées. Après avoir testé plusieurs types de codes-barres, l'IRS propose de modifier les normes de conception de formulaires pour les codes-barres 2D afin d'inclure le code de réponse rapide (QR) à volume élevé de données. L'ajout du code QR à volume de données élevé ouvrira la capacité de code-barres à davantage de formulaires, quelles que soient leur longueur et leur profondeur.

En outre, l'IRS proposera que les normes de conception de formulaires spécifient un schéma de données universel, avec de préférence un langage de balisage extensible (XML). Cette mise à jour offrira plus de cohérence dans la structure des données et une plus grande efficacité dans l'ingestion des données. Les deux modifications apportées aux normes actuelles garantiront que, que les contribuables utilisent les produits fiscaux directement de l'IRS ou par l'intermédiaire de leur tributarioiste préféré, le traitement des formulaires IRS soit facile et les contribuables soient traités avec le service rapide qu'ils méritent.

L'IRS comprend que certaines modifications apportées aux normes peuvent nécessiter un investissement initial en temps ou en ressources. L'IRS travaillera avec les membres de l'industrie pour surmonter les obstacles, déterminer le soutien nécessaire, garantir que les estimations initiales de retour sur investissement restent applicables lorsque toutes les perspectives sont prises en compte et capitaliser sur les avantages (par exemple, une expérience améliorée pour les contribuables et les employés).

Une grande prudence s’impose quant aux avantages attendus des codes-barres ou des codes QR. Même si exiger des fournisseurs de logiciels qu'ils incluent de tels codes dans les formulaires imprimés semble une réponse facile, l'expérience de l'IRS enseigne que lorsque le Congrès modifie la loi tributarioe peu avant la saison de déclaration ou, comme cela s'est produit récemment, pendant la saison de déclaration, la capacité de l'IRS et des fournisseurs de logiciels à répondre et produire des formulaires précis peut empêcher l'inclusion en temps opportun de codes à barres ou de codes QR, ce qui entraînerait davantage de soumissions sans codes utilisables.

ACTION CORRECTIVE: L'IRS est en train de constituer un comité consultatif qui comprendra des membres du Council of Electronic Revenue Communication Advancement (CERCA) et de la National Association of Computerized Tax Processors (NACTP).

L'IRS travaillera avec les membres de l'industrie pour surmonter les obstacles, déterminer le soutien nécessaire, garantir que les estimations initiales de retour sur investissement restent applicables lorsque toutes les perspectives sont prises en compte et capitaliser sur les avantages (par exemple, une expérience améliorée pour les contribuables et les employés).

RÉPONSE DU TAS : Nous félicitons l'IRS d'avoir créé un comité consultatif pour aborder la mise en œuvre de la technologie de numérisation. Travailler avec les membres de l'industrie pour fournir un soutien et aider à surmonter les obstacles améliorera l'expérience des contribuables, de l'IRS et de nos partenaires industriels.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Adopté

OUVERT ou FERMÉ : Ouvert

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : En cours (avec un partenariat continu et la réactivité de l'industrie)

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​L'IRS s'engage à mettre en œuvre la recommandation TAS en partie telle qu'elle est écrite, car la technologie de codage à barres 2D et de reconnaissance optique de caractères (ou similaire) peut ne pas s'appliquer de manière inclusive à tous les formulaires fiscaux.

Pour améliorer l'efficacité et la précision du traitement des déclarations de revenus papier, l'IRS mène plusieurs efforts en cours pour une éventuelle expansion de l'utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou du code-barres 2D, à savoir le projet pilote de code-barres 2-D, OCR. Projet pilote et initiative de modernisation des formulaires sur cinq ans.

L'IRS a développé une approche itérative pour étudier la mise en œuvre de codes-barres 2D sur les formulaires IRS, ce qui a donné lieu à plusieurs premiers succès ; L’un de ces succès réside dans la manière dont l’application des codes-barres 2D pourrait affecter les contribuables et les partenaires industriels. Lorsque des formulaires à codes-barres 2D sont traités, les données des codes-barres sont rapidement extraites avec une précision de 100 % et ne nécessitent aucune validation, ce qui réduit considérablement le temps de traitement. L'approche de mise en œuvre de codes-barres efficaces a été développée et améliorée grâce aux enseignements tirés de la mise en œuvre de codes à réponse rapide (QR) à volume élevé de données sur le formulaire 8918 et testés dans un environnement contrôlé. La version avec code-barres du formulaire 8918 est entrée en production en décembre 2021, et les résultats sont à venir alors que l'IRS commence à recevoir le formulaire des déclarants par courrier et par eFax. Des codes-barres 2D ont également été ajoutés au formulaire 8886, dont la production est prévue d'ici la fin mars 2022. Dans un environnement de test, l'équipe du projet a atteint ses objectifs de lisibilité à 100 % des codes-barres pour les échantillons envoyés par courrier et à 100 % d'exactitude des données pour les échantillons envoyés par la poste. tous les codes-barres scannés. À la suite du projet pilote, un rapport sur l’état de préparation à l’évolutivité a été publié en janvier 2022 et aidera à initier l’ajout de codes-barres 2D à d’autres formulaires appartenant à l’IRS. Cependant, la mise en œuvre à plus grande échelle dépend de l'accès à des ressources adéquates, de l'application minutieuse des enseignements tirés et des meilleures pratiques, d'un partenariat solide avec les préparateurs et l'industrie du logiciel, ainsi que du soutien des principaux partenaires internes.

À partir du troisième trimestre de l'exercice 2022, l'IRS poursuit une initiative plus large de modernisation des formulaires dans laquelle les formulaires seront repensés au cours des cinq prochaines années, offrant ainsi aux contribuables des formulaires en ligne adaptatifs. La mise à l’échelle des codes-barres 2D sur les formulaires IRS suivra généralement le calendrier de cinq ans de l’effort de modernisation, en commençant par les formulaires sélectionnés pour la phase de produit minimum viable qui se déroulera au cours de l’année civile 2022.

L'IRS évalue actuellement les solutions OCR pour leur capacité à extraire des données lisibles par machine, en particulier à partir d'images numériques à faible résolution et de mauvaise qualité. À titre d'ensemble de tests, trois fournisseurs ont été invités à démontrer leur capacité à extraire des données lisibles par machine du formulaire 990, ces informations étant accessibles au public. La solution OCR du fournisseur sera ensuite évaluée sur sa capacité à apprendre et à améliorer ses performances par rapport aux défis précédents. Sur la base des résultats de l'évaluation des fournisseurs et du retour sur investissement (ROI) attendu, l'IRS décidera dans quelle mesure le financement continuera à être fourni aux sociétés OCR. Une solution OCR efficace fournit également une fonction de sauvegarde pour les formulaires à code-barres 2D qui sont reçus par l'IRS en mauvaise qualité et ne peuvent pas être numérisés avec succès pour l'extraction automatique des données.

Alors que nous cherchons à faire évoluer l'OCR, le codage à barres 2D ou d'autres solutions technologiques pour relever les défis commerciaux de l'IRS, les décisions de sélection/mise en œuvre seront prises à l'aide de critères d'évaluation et de priorisation systématiques, en fonction des ressources disponibles et du retour sur investissement potentiel pour le projet pilote concerné. Il est important de noter que l’IRS ne dispose pas de suffisamment d’informations pour affirmer de manière générale que tous les formulaires et processus bénéficieraient de l’application d’un code-barres 2D.
Une grande prudence s’impose quant aux avantages attendus des codes-barres ou des codes QR. Même si exiger des fournisseurs de logiciels qu'ils incluent de tels codes dans les formulaires imprimés semble une réponse facile, l'expérience de l'IRS enseigne que lorsque le Congrès modifie la loi tributarioe peu avant la saison de déclaration ou, comme cela s'est produit récemment, pendant la saison de déclaration, la capacité de l'IRS et des fournisseurs de logiciels à répondre et produire des formulaires précis peut empêcher l'inclusion en temps opportun de codes à barres ou de codes QR, ce qui entraînerait davantage de soumissions sans codes utilisables.

ACTION CORRECTIVE: Pour améliorer l'efficacité et la précision du traitement des déclarations de revenus papier, l'IRS mène plusieurs efforts en cours pour une éventuelle expansion de l'utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou du code-barres 2D, à savoir le projet pilote de code-barres 2-D, OCR. Projet pilote et initiative de modernisation des formulaires sur cinq ans.

Alors que nous cherchons à faire évoluer l'OCR, le codage à barres 2D ou d'autres solutions technologiques pour relever les défis commerciaux de l'IRS, les décisions de sélection/mise en œuvre seront prises à l'aide de critères d'évaluation et de priorisation systématiques, en fonction des ressources disponibles et du retour sur investissement potentiel pour le projet pilote concerné.

RÉPONSE DU TAS : Nous saluons l'engagement de l'IRS à explorer la mise en œuvre de la technologie de numérisation. Nous sommes impatients d'examiner les résultats des tests pilotes de codes-barres 2D utilisant les formulaires 8918 et 8886 ainsi que les tests OCR sur le formulaire 990. Nous reconnaissons les contraintes de ressources ; Cependant, nous pensons que cette question mérite une priorité absolue afin de minimiser tout retard futur et d'améliorer de manière générale la précision et l'efficacité du traitement des millions de déclarations papier que l'IRS continuera de recevoir dans un avenir prévisible. Même si nous reconnaissons que l'IRS a inclus cela dans son initiative quinquennale de modernisation des formulaires, il doit s'efforcer de parvenir à une expansion à grande échelle de la technologie de numérisation bien avant le délai prévu de cinq ans.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Partiellement adopté

OUVERT ou FERMÉ : Ouvert

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : Financement pluriannuel en cours et en attente et développement informatique

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​L'IRS n'est pas d'accord avec la recommandation de collaborer avec le Comité consultatif sur l'administration tributarioe électronique (ETAAC) pour fixer un nouvel objectif de taux de dépôt électronique à long terme. Les objectifs initiaux ont été fixés par le Congrès et ont été atteints. Au cours des cinq dernières années, plus de 86 pour cent des déclarations de revenus des particuliers ont été déposées par voie électronique.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : L'IRS a dépassé l'objectif de 80 pour cent de taux de dépôt de dossiers électroniques fixé par le Congrès en 1998. Cependant, l'agence continue de recevoir et de traiter manuellement des millions de déclarations de revenus papier des particuliers et des entreprises. Une révision de l’objectif à long terme en matière de taux de dépôt de fichiers électroniques est non seulement nécessaire, mais elle est également attendue depuis longtemps.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D