RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS a déjà pris des mesures pour réduire l'utilisation des lettres combinées. Nous utilisons des lettres combinées dans un petit pourcentage de cas lors d'examens par correspondance, et uniquement lorsque l'IRS dispose déjà d'informations internes étayant les problèmes ou de preuves d'un contact antérieur avec l'IRS sur le même problème. Le contribuable a la possibilité de contester les faits et de fournir des pièces justificatives ou rectificatives.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : TAS se félicite de la prochaine étude sur les lettres combinées de l'IRS et de notre participation conjointe à l'amélioration de la communication avec les contribuables.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS convient de l'importance de mieux comprendre l'expérience client. Nous travaillerons avec le personnel Lean Six Sigma de la division Salaires et Investissements (W&I) pour identifier les domaines potentiels d'amélioration. Le Taxpayer Advocate Service (TAS) fera partie de l’équipe menant l’étude.

ACTION CORRECTIVE: Nous travaillerons avec le personnel Lean Six Sigma de la division Salaires et Investissements (W&I) pour identifier les domaines potentiels d'amélioration. Le Taxpayer Advocate Service (TAS) fera partie de l’équipe menant l’étude.

Mise à jour : en 2020, W&I a embauché le groupe FORS/MARSCH pour diriger un groupe de discussion des contribuables afin d'obtenir des commentaires sur l'approche à deux lettres par rapport à la lettre combinée. Dans l'ensemble, les participants ont préféré la lettre combinée à l'approche à deux lettres parce qu'elle contenait suffisamment de détails sur le cas du contribuable, qu'une seule lettre accélère le processus de vérification, que le format et la mise en page étaient clairs et que le délai de réponse prolongé permet aux contribuables de rassembler leurs documents.

RÉPONSE DU TAS : TAS a hâte de travailler avec le personnel Lean Six Sigma de la division W&I pour identifier les domaines potentiels d'amélioration. Un élément clé de l'étude devrait inclure des données mesurant l'impact réel des lettres combinées sur les droits des contribuables, les ressources de l'IRS, la réactivité des contribuables et l'exercice des droits d'appel.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Partiellement adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Nous nous abstiendrons d'étendre l'utilisation des lettres combinées à de nouveaux domaines de travail jusqu'à ce que l'étude Lean Six Sigma mentionnée dans la réponse de l'IRS à la recommandation n° 9-2 soit terminée.

ACTION CORRECTIVE: Nous nous abstiendrons d'étendre l'utilisation des lettres combinées à de nouveaux domaines de travail jusqu'à ce que l'étude Lean Six Sigma mentionnée dans la réponse de l'IRS à la recommandation n° 9-2 soit terminée.

Mise à jour : Les lettres combinées sont utilisées dans quelques codes de projet supplémentaires depuis que cette recommandation a été formulée, car elles répondent le mieux aux besoins des contribuables. Le résultat de l'étude dans la Rec 9-2 confirme cette utilisation.

RÉPONSE DU TAS : TAS apprécie l'engagement de l'IRS à s'abstenir d'étendre l'utilisation de la lettre combinée à de nouveaux domaines de travail jusqu'à ce que l'étude Lean Six Sigma soit terminée.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : 

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Nous recherchons continuellement des opportunités pour simplifier et améliorer la clarté des avis et autres communications destinées aux contribuables. Nous utiliserons les informations de l'étude mentionnée ci-dessus en réponse à la recommandation n° 9-2 pour déterminer si des modifications sont nécessaires aux lettres combinées. Les détails de ces changements restent à déterminer.

ACTION CORRECTIVE: Nous recherchons continuellement des opportunités pour simplifier et améliorer la clarté des avis et autres communications destinées aux contribuables. Nous utiliserons les informations de l'étude mentionnée ci-dessus en réponse à la recommandation n° 9-2 pour déterminer si des modifications sont nécessaires aux lettres combinées. Les détails de ces changements restent à déterminer.

Mise à jour : sur la base des résultats de l'étude référencée dans la Rec n° 9-2 ci-dessus, nous nous sommes associés à W&I pour réviser la lettre combinée 566-B en décembre 2020 afin de prolonger le délai de réponse à 45 jours, en révisant le verbiage en langage simple, en ajoutant des informations sur autoriser un tiers à les représenter, que faire s'ils se sentent victimes d'un vol d'identité, des cliniques d'impôts pour faibles revenus et des services fournis par TAS. Les droits d'appel sont expliqués dans le Pub 3-A mentionné dans la lettre et le Pub 3498-A est envoyé avec la lettre. TAS a participé à la révision.

RÉPONSE DU TAS : TAS se félicite de la décision de l'IRS d'utiliser les résultats de l'étude Lean Six Sigma comme base pour déterminer les révisions nécessaires des lettres combinées.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : La publication 3498-A guide généralement les contribuables tout au long du processus de contrôle et explique leurs responsabilités et leurs droits pendant et après un contrôle. La publication ne répertorie ni ne fournit d'informations sur des lettres spécifiques, car de nombreuses lettres sont émises par les différentes fonctions d'examen de l'IRS. Au contraire, chaque lettre indique les mesures qui doivent être prises concernant la lettre envoyée. Répéter des informations spécifiques à une seule lettre dans une publication pour toutes les lettres émises par les fonctions d'examen peut prêter davantage à confusion pour les contribuables. Cependant, nous évaluerons les résultats de l'étude mentionnée ci-dessus dans la réponse de l'IRS à la recommandation n° 9-2 afin de déterminer les moyens d'améliorer nos communications avec les contribuables.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Nous reconnaissons qu'il n'est peut-être pas possible ou nécessaire que la publication 3498-A traite spécifiquement des nombreuses lettres émises par les différentes fonctions d'examen de l'IRS. Nous sommes optimistes que l’IRS et la TAS parviendront à un accord sur le langage révisé des lettres combinées.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D