RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Le programme d'examen par correspondance a été spécifiquement conçu comme un flux de travail basé sur le courrier. Les retours et sorties sont sélectionnés qui sont propices à ce type d'audit. Ce volet de travail complète d’autres volets de travail qui nécessitent un niveau plus élevé de contact avec les contribuables. Les procédures actuelles d'examen de la correspondance dans l'Internal Revenue Manual (IRM) 4.19.13.10.1 exigent que les employés contactent le contribuable ou le mandataire autorisé par téléphone lorsque les informations sur le contribuable fournies sont insuffisantes et qu'un rapport d'audit a été envoyé. Les cas de non-réponse sont traités à l'aide du système d'examen automatisé des correspondances (ACE). L'utilisation du système permet à l'IRS de traiter des cas spécifiés sans ou avec une implication minime de l'examinateur tributario jusqu'à ce qu'une réponse du contribuable soit reçue. Étant donné que le système ACE traitera automatiquement le dossier via le processus de création, de notification légale et de clôture, il n'y a aucune implication du contrôleur tributario lorsqu'un contribuable ne répond pas au contact de correspondance initial.

Pour de tels cas de non-réponse, le contact se fait par lettres et avis, car Correspondence Examination ne dispose pas des ressources nécessaires pour contacter chaque contribuable par téléphone. Cette correspondance fournit au contribuable des informations sur les problèmes de vérification et les pièces justificatives nécessaires pour résoudre les problèmes. En outre, les contribuables ont la possibilité d'obtenir plus d'informations sur le processus de contrôle et la législation tributarioe applicable. Les contribuables peuvent appeler la ligne téléphonique gratuite de l'Examen pour obtenir des informations sur leur cas spécifique et/ou des documents qui permettront de résoudre le(s) problème(s) du contribuable.

Nous comprenons que les contribuables ayant des revenus ou un niveau d'éducation inférieurs, ou confrontés à une barrière linguistique, peuvent avoir plus de difficulté à comprendre les lois tributarios. Nous apprécions la collaboration du Taxpayer Advocate Service au sein de l’équipe d’amélioration de l’audit axée sur les examens impliquant le crédit d’impôt sur le revenu gagné (EITC). L'équipe a développé un outil en ligne, le formulaire 886-H-EIC Toolkit, qui aide un contribuable à déterminer les bons documents nécessaires pour résoudre un audit. La boîte à outils est adaptée aux situations des contribuables, en fonction de leurs réponses. Cet effort a été mis en œuvre à la suite des commentaires reçus de préparateurs de déclarations de revenus, de conseillers de la Clinique d'impôt pour faibles revenus et de contribuables qui partageaient leurs préoccupations quant à l'identification des documents nécessaires pour prouver l'éligibilité à l'EITC.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Tout d'abord, le National Taxpayer Advocate souhaite reconnaître la collaboration de l'IRS dans la création de la boîte à outils Formulaire 886-H-EIC, qui constitue une ressource précieuse pour les contribuables. Malgré cette évolution, la boîte à outils n’élimine pas la nécessité d’un contact personnel. Le problème le plus sérieux traite d'une étude TAS montrant les avantages d'une communication personnelle et élargie avec les contribuables. Un contact direct peut aider à informer les contribuables sur les erreurs qu’ils ont commises et sur la manière d’éviter de commettre les mêmes erreurs à l’avenir. Bien que l'IRM demande aux employés de passer un appel sortant lors d'un contrôle de correspondance lorsque les informations sur le contribuable sont insuffisantes et qu'un rapport d'audit a été envoyé, cela peut être trop tard dans le processus. À moins que les contribuables sachent qu’ils doivent demander une prolongation, ils ne disposent que de 30 jours pour fournir les informations correctes. Fournir un contact personnel plus tôt dans le processus, avant l'envoi du rapport d'examen, peut aider le contribuable à fournir les informations correctes du premier coup, ou à les corriger avant que l'IRS ne passe par le processus de délivrance du rapport d'audit.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : En raison du grand nombre de contribuables que nous examinons au cours d'une année donnée, le contrôle du comportement post-vérification de chaque contribuable serait prohibitif. De plus, nous ne pouvons pas présumer qu'un changement dans le comportement d'un contribuable résulte d'un examen. Le comportement d'un contribuable peut changer d'année en année pour diverses raisons, notamment des changements dans son emploi ou d'autres facteurs environnementaux. Il se peut également que nous ne sachions pas si une déclaration déposée ultérieurement est exacte. Pour savoir avec certitude si une déclaration est exacte ou la raison du changement de comportement, il faudrait procéder à un examen de suivi du contribuable. Cela serait une lourde charge pour le contribuable et ne représenterait peut-être pas l’utilisation la plus efficace des ressources de l’IRS. Pour cette raison, d’un point de vue coût-bénéfice, nous ne pensons pas que ce soit la meilleure utilisation des ressources limitées de l’IRS. Cependant, nous analysons les résultats des examens fermés afin de les utiliser pour améliorer notre processus de sélection des audits. Nous continuerons d'utiliser les données d'examen agrégées pour trouver les domaines qui nécessitent une éducation plus approfondie des contribuables, des modifications de formulaires ou d'instructions, ou des événements de sensibilisation.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : La réponse de l'IRS fournit une description générale de la manière dont il utilise les données d'examen agrégées, mais ne fournit aucun détail quant à savoir s'il analyse le comportement de déclaration ultérieur des contribuables après les examens. L’IRS soulève un argument valable selon lequel la surveillance du comportement de déclaration ultérieur de chaque contribuable ayant subi un examen pourrait s’avérer prohibitive. Cependant, l’IRS pourrait plutôt utiliser des échantillons de différents contribuables audités pour différentes questions afin de déterminer comment les examens pourraient éduquer les contribuables ou les amener à répéter les mêmes erreurs. Bien que l'IRS ait raison de dire que le comportement d'un contribuable peut changer d'année en année en fonction de plusieurs facteurs, l'IRS pourrait effectuer une analyse et un contrôle d'autres facteurs afin de comparer comme les contribuables. L'IRS pourrait comparer la probabilité que les contribuables commettent une erreur spécifique pour les contribuables qui ont déjà été audités sur une question par rapport à ceux qui ne l'ont pas été, en contrôlant des éléments tels que le statut de déclaration, le revenu, l'âge et d'autres facteurs. Un écart entre ces deux groupes suggère que l’examen a joué un rôle dans le changement du comportement des contribuables.

Il est surprenant que l'IRS qualifie un examen de suivi de fastidieux, étant donné qu'il est courant que l'IRS effectue des audits d'une année correspondante sur des contribuables déjà soumis à un audit depuis une autre année. Enfin, même si la réalisation d’audits nécessite des ressources, l’IRS devrait considérer les avantages financiers qui résulteraient d’une conformité volontaire accrue et d’une meilleure sélection des contribuables à auditer.

Sur la base des actions limitées auxquelles l'IRS s'est engagé dans sa réponse, le National Taxpayer Advocate n'est pas d'accord avec la qualification de cette réponse par l'IRS comme étant « acceptée en partie ».

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Le programme d'examen par correspondance a été spécifiquement conçu comme un flux de travail basé sur le courrier. Les retours et sorties sont sélectionnés qui sont propices à ce type d'audit. Lorsque l'examen par correspondance reçoit une réponse d'un contribuable ou d'un représentant, elle est attribuée à un employé. Ce collaborateur reste l'interlocuteur unique. Si des réponses supplémentaires sont reçues sur le cas, ces réponses sont généralement examinées par le même employé.

Compte tenu de la conception du programme, les employés ne disposent pas de téléphones capables de recevoir des appels entrants externes directs. Au lieu de cela, le programme a été conçu pour que les appels téléphoniques d'entreprise relatifs aux examens par correspondance soient répondus par l'entreprise pour toutes les opérations du campus. Lorsque les contribuables appellent la ligne gratuite d’examen par correspondance, leur appel est acheminé vers le prochain assistant disponible. L'assistant est expérimenté, a accès à l'historique du cas et travaillera avec le contribuable vers une résolution. Un appel téléphonique à lui seul ne constitue pas une affectation à un employé. Un employé n'est pas affecté au dossier tant que les documents n'ont pas été reçus du contribuable. Toutefois, si le contribuable a répondu à la lettre de contact initiale par une correspondance et appelle ensuite la ligne gratuite et n'est pas satisfait à la fin de l'appel, le contribuable a la possibilité de demander au contrôleur tributario désigné de lui rappeler.

Le programme met en œuvre de manière appropriée les orientations de la loi de 1998 sur la restructuration et la réforme de l'IRS visant à élaborer des procédures, dans la mesure du possible et si elles sont avantageuses pour le contribuable, pour qu'un employé de l'IRS s'occupe du dossier du contribuable jusqu'à ce qu'il soit résolu. Compte tenu des limites technologiques, il n'est pas pratique de confier à un seul employé la tâche de s'occuper de l'examen de la correspondance du contribuable du début à la fin ; cependant, dès réception d'une réponse écrite, nous sommes en mesure de désigner un employé pour l'examiner. Nous ne sommes pas d'accord avec la qualification de cette procédure d'attribution par la Recommandation comme un « droit » à élargir.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Il est troublant que l’IRS ne soit pas d’accord avec « la qualification de cette procédure d’attribution par la Recommandation comme un « droit » à élargir ». Premièrement, la possibilité d’affecter un seul employé est très certainement un droit du contribuable, prévu par l’article 3705(b) de l’Internal Revenue Service Restructuring and Reform Act de 1998 (RRA 98). Deuxièmement, la mise en œuvre de ce droit par l'IRS devrait être élargie, car les procédures actuelles de l'IRS ne mettent en œuvre ce droit qu'à moitié. L'IRS désigne un seul employé comme point de contact après qu'un contribuable a soumis des documents lors d'un examen par correspondance. Cela oublie les contribuables qui appellent avant de soumettre les documents. Le problème le plus sérieux indique combien d'appelants aux examens par correspondance sont des appelants répétés ; or, ces contribuables doivent à chaque fois parler à un employé différent. De plus, à mesure que l'IRS met en œuvre des programmes utilisant un service virtuel, les contribuables peuvent partager des documents lors d'un appel vidéo, mais ne bénéficient pas du même avantage qu'un contribuable qui envoie des documents par courrier, car l'IRM n'exige l'affectation d'un employé qu'à la réception de la correspondance postale du contribuable. Même pour les contribuables qui ont soumis des documents et ont été affectés à un seul employé, cette assignation est de peu d'utilité si, lorsqu'ils appellent pour poser une question, ils parlent à un employé qui ne connaît pas leur cas.

Bien que les contribuables qui ne sont pas satisfaits de l'employé au téléphone puissent demander au contrôleur tributario désigné de leur rappeler, cette pratique constitue un fardeau pour le contribuable et gaspille les ressources de l'IRS en ayant deux contacts là où un seul suffirait probablement. La référence de l'IRS aux limitations technologiques semble fallacieuse étant donné que l'IRS lui-même a conçu le système qui empêche les employés de recevoir des appels entrants directs, externes. Le National Taxpayer Advocate espère que l’IRS reconsidérera sa politique et supprimera les limitations technologiques qu’il a imposées au programme.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Partiellement adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : ​Conformément à l'article 3705(a) de la loi sur la restructuration et la réforme de 1998, la disposition de l'Internal Revenue Manual relative aux lettres d'examen de la correspondance stipule que toute lettre envoyée en réponse à la correspondance du contribuable doit identifier le contrôleur tributario d'origine pour tout contact ultérieur et inclure un numéro de téléphone. Voir IRM 4.19.10.1.5.1(6). Le numéro de téléphone gratuit est fourni car les contrôleurs fiscaux ne disposent pas de téléphones capables de recevoir des appels entrants externes directs. Une formation approfondie a été dispensée à tous les examinateurs sur toutes les questions d'audit afin de répondre efficacement aux appels téléphoniques. La ligne gratuite d'examen par correspondance permet aux contribuables de joindre un assistant expérimenté sur n'importe quel campus pour obtenir une assistance immédiate sans avoir à attendre le retour d'un examinateur désigné individuellement. Si, à la fin de l’appel, le contribuable n’est pas satisfait, il a la possibilité de demander au contrôleur tributario désigné de lui rappeler.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : L'IRS ignore l'objectif du RRA 98 § 3705(a) en fournissant uniquement un numéro général gratuit. RRA 98 § 3705(a) exige « le nom, le numéro de téléphone et le numéro d'identification unique d'un employé de l'Internal Revenue Service que le contribuable peut contacter en ce qui concerne la correspondance… » (c'est nous qui soulignons). Il ne sert à rien de fournir un numéro de téléphone si cela ne permet pas au contribuable de joindre l’employé précis avec lequel il « peut communiquer au sujet de la correspondance ». Si l'IRS craint que les contribuables préfèrent parler à n'importe quel examinateur pour éviter le temps d'attente avant que l'employé spécifique renvoie l'appel, alors l'IRS pourrait demander au message vocal de l'employé de fournir le numéro gratuit général que les contribuables peuvent appeler pour savoir qui l'a fait. je ne veux pas attendre un rappel. Semblable à la réponse ci-dessus, l’IRS rejette la faute sur les limitations technologiques auto-imposées.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS mène une analyse d'enquête de satisfaction client (CSAT) depuis la loi sur la restructuration et la réforme de 1998. La fonction de recherche de la Division des petites entreprises et des travailleurs indépendants (SB/SE) complète l'analyse et le reporting des résultats de l'enquête CSAT pour les fonctions de SB/SE. sur une base annuelle.

Les questions de l'enquête CSAT sont construites de manière à solliciter les commentaires du contribuable afin d'évaluer sa compréhension du processus d'examen ainsi que son attitude et ses sentiments à l'égard de l'IRS. Les contribuables sont invités à évaluer la manière globale dont l'IRS a géré leur audit et si notre correspondance leur a expliqué de manière adéquate le processus d'examen. Le contribuable est également invité à formuler tout retour et commentaire positif ou négatif concernant son expérience.

Les résultats de l'enquête sont examinés et utilisés pour identifier les opportunités d'amélioration des processus, préparer les examens des programmes et identifier les problèmes de formation. De plus, nous utilisons les résultats pour identifier les domaines de mauvaise communication au sein du processus d'examen et réviser les lettres si nécessaire, afin d'accroître la clarté pour le contribuable. Nous examinons les questions du sondage chaque année pour tout changement nécessaire.

La population interrogée est déterminée par l'entrepreneur à partir de la population totale de tous les dossiers clos, en espérant qu'un minimum de 193 contribuables seront interrogés par campus. Les données sur tous les cas clôturés sont envoyées mensuellement au prestataire d'enquête. Sonder l’ensemble de la population des examens par correspondance serait d’un coût prohibitif.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Le National Taxpayer Advocate n'est pas d'accord avec la caractérisation par l'IRS de cette recommandation comme étant mise en œuvre. Le problème le plus sérieux explique comment les enquêtes de satisfaction client ne captent pas l'attitude des contribuables à l'égard de l'IRS, de la déclaration et du paiement des impôts. Les questions ouvertes qui permettent aux contribuables de fournir des commentaires supplémentaires ne permettront pas de recueillir des données statistiquement valides indiquant si les contribuables ont changé leur attitude à l'égard de l'IRS et s'ils ont respecté leurs obligations tributarios. Le National Taxpayer Advocate serait heureux d’avoir l’opportunité de travailler avec l’IRS pour rédiger des questions supplémentaires qui aideraient l’IRS à mieux déterminer les effets des examens par correspondance sur les contribuables.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Il n’existe pas d’outils systémiques de collecte de données pour ces données. Cependant, il existe d'autres processus internes qui fournissent ce type d'informations. Les contrôleurs fiscaux sont tenus de documenter les documents de travail avec les informations fournies par le contribuable. En outre, les réponses aux contribuables expliquent pourquoi les informations étaient insuffisantes et quelles informations supplémentaires sont nécessaires. Il existe des processus internes qui fournissent des commentaires aux propriétaires de programmes. Par exemple, les employés soulèvent des problèmes de documentation via leur chaîne de gestion et d'autres outils de rétroaction des employés, tels que l'outil de rétroaction du Servicewide Electronic Research Program (SERP).

Les propriétaires du programme examinent les commentaires reçus pour déterminer si les lettres existantes doivent être révisées et si les demandes de documents d'information doivent être clarifiées afin de fournir des indications claires aux contribuables sur les documents acceptables pour étayer la question en cours d'examen.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Le National Taxpayer Advocate est heureux que l'IRS ait mis en place des processus internes pour fournir des informations aux propriétaires de programmes sur les types de documents qui prêtent à confusion pour les contribuables ou sur les domaines dans lesquels l'IRS pourrait fournir des conseils supplémentaires. Bien que les outils de collecte de données systémiques ne soient pas disponibles, le National Taxpayer Advocate espère que l'IRS soulignera l'importance pour les examinateurs de fournir ces informations aux propriétaires de programmes par le biais de la formation des employés et d'autres messages.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Partiellement adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D

RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : L'IRS a déjà pris des mesures pour réduire l'utilisation de lettres combinées. Nous utilisons des lettres combinées dans un petit pourcentage de cas lors des examens par correspondance, et uniquement lorsque l'IRS dispose déjà d'informations internes étayant les questions de l'examen. Le contribuable a toujours la possibilité de contester les faits et de fournir des pièces justificatives ou rectificatives.

ACTION CORRECTIVE: N/D

RÉPONSE DU TAS : Le National Taxpayer Advocate est déçu que l'IRS continue d'utiliser des lettres combinées, qui envoient un message aux contribuables selon lequel l'IRS a déjà pris une décision avant le début de l'examen. Ces lettres portent atteinte au droit des contribuables de contester la position de l'IRS et d'être entendus. Si l’IRS n’utilise des lettres combinées que dans un petit pourcentage de cas, il ne devrait pas être trop contraignant pour l’IRS d’abandonner complètement cette pratique.

ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté

OUVERT ou FERMÉ : Fermé

DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D