MSP #14 : avis d'audit
L'incapacité de l'IRS à inclure les coordonnées des employés dans les avis d'audit entrave la résolution des cas et érode la responsabilité des employés.
RÉPONSE DE L'IRS À LA RECOMMANDATION : Selon les conseils de l'avocat, les coordonnées d'employés spécifiques ne sont pas requises dans la correspondance générée de manière systémique, mais le nom d'un employé devrait être inclus sur les avis générés manuellement. Nous reconnaissons que le nom d'un contrôleur tributario spécifique n'est pas inclus sur la correspondance générée manuellement dans l'examen par correspondance. Notre approche actuelle du traitement de l'inventaire de l'entreprise est un processus plus efficace que l'attribution d'un dossier à un seul examinateur une fois que le contribuable a contacté l'IRS. La ligne gratuite pour les examens par correspondance permet aux contribuables de contacter un assistant expérimenté sur n'importe quel campus pour obtenir une assistance immédiate, sans avoir à attendre le retour d'un examinateur désigné individuellement. Ce processus permet la résolution la plus rapide du cas. Nous continuons d’examiner nos avis au moyen d’examens de lettres, de qualité et de programmes/fonctionnements. Par exemple, au début de chaque saison de production, l'exactitude des avis est vérifiée afin de garantir que les contribuables reçoivent les avis et les pièces jointes appropriés. Les examens nous permettent d'apporter les révisions nécessaires avant que les avis soient émis aux contribuables. Cependant, pour garantir que nous sommes conformes à la section 3705(a) du RRA 98, nous modifierons les lettres qui ne sont pas conformes pour inclure le nom du contrôleur tributario. Cependant, les contribuables recevront le numéro gratuit, ce qui signifie qu'ils ne pourront peut-être pas contacter le TE dont le nom figure sur la correspondance puisque le routage des appels supplémentaires n'est pas disponible. La lettre mise à jour informera également les contribuables qu'ils ne pourront peut-être pas joindre l'examinateur dont le nom figure sur la correspondance, mais que l'assistant expérimenté qui répond à l'appel sera en mesure de répondre à leur demande.
Mise à jour : Nous avons révisé 3 lettres générées manuellement :
- 525-M, Lettre générale de 30 jours,
- 555-M, Notification des conclusions basées sur les données récentes du contribuable concernant l'obligation tributarioe, et
- 692-M, Demande d'examen de conclusions supplémentaires.
Le nom des contrôleurs fiscaux figurera en haut des lettres et les révisions incluent le langage suivant : « Si vous avez des questions, appelez-nous au numéro de contact indiqué en haut de cette lettre. Lorsque vous appelez, il se peut que vous ne parveniez pas à joindre la personne à contacter indiquée sur cette lettre. Cependant, la personne que vous rejoignez doit être en mesure de répondre à vos questions.
L'alerte SERP 16A0320 a été saisie le 12/8/2016 et sera publiée le 12/9/2016. Cette alerte explique aux contrôleurs fiscaux les ajouts de nouvelles lettres et de nouvelles langues.
Réponse et mesures prises :
- Coordination avec l'avocat et W&I concernant le langage utilisé dans les lettres générées manuellement (juin 2015).
- Selon les conseils de l'avocat, les coordonnées d'un employé spécifique ne sont pas requises dans la correspondance générée de manière systémique, mais le nom d'un employé devrait être inclus sur les avis générés manuellement. Pour garantir la conformité à la section 3705(a) du RRA 98, les quatre lettres générées manuellement indiquées ci-dessous ont été mises à jour comme suit :
- Ajouter le nom du contrôleur tributario
- Fournissez le numéro sans frais. Le routage des appels d’extension n’est pas disponible.
- Informez les contribuables qu'ils ne pourront peut-être pas joindre le nom de l'examinateur indiqué sur la correspondance, mais que l'assistant expérimenté qui répond à l'appel sera en mesure de répondre à leur demande.
- Quatre lettres ont été mises à jour (voir ci-joint) ce qui constitue la population des lettres émises manuellement :
o Lettre 525M – Lettre générale de 30 jours (mise à jour par SBSE, novembre 2016)
o Lettre 555M – Notification des conclusions sur les données des contribuables – Responsabilité tributarioe (mise à jour par SBSE, décembre 2016)
o Lettre 692M – Demande d'examen de conclusions supplémentaires (mise à jour par SBSE, janvier 2017)
o Lettre 566M – Contact initial du centre de service (mise à jour par W&I, septembre 2015)
ACTION CORRECTIVE: Nous nous coordonnerons avec les parties prenantes requises, y compris Counsel et W&I, afin de prendre des mesures pour ajouter le nom du TE aux lettres générées manuellement et mettre à jour le langage dans la correspondance concernant l'assistance qui sera fournie lorsque le contribuable appellera le numéro sans frais.
RÉPONSE DU TAS : Bien que l'inclusion du nom du contrôleur tributario qui a généré l'avis constitue un pas dans la bonne direction vers une conformité partielle aux exigences du RRA 98, elle ne répond pas pleinement aux préoccupations qui ont conduit à la mise en œuvre de l'article 3705(a) du RRA. 98. Pour se conformer pleinement au RRA 98, le numéro de téléphone de l'employé doit également être inclus avec le nom de l'employé dans toute correspondance générée manuellement. Inclure uniquement le nom de l'employé ne répond pas aux préoccupations du Congrès concernant la responsabilité des employés ni n'aide les contribuables à résoudre leurs problèmes IRS avec un employé ayant une réelle connaissance de leur cas particulier. Le National Taxpayer Advocate s'attend à ce que l'IRS consulte TAS en tant que partie prenante pour identifier les avis générés manuellement qui devraient inclure le nom de l'inspecteur tributario. TAS fournira à l'IRS une liste d'avis qu'elle a identifiés et dans lesquels l'IRS devrait inclure les noms et les coordonnées des employés.
ADOPTÉ, PARTIELLEMENT ADOPTÉ ou NON ADOPTÉ : Non adopté
OUVERT ou FERMÉ : Fermé
DATE D'ÉCHÉANCE POUR L'ACTION (si laissée ouverte) : N/D